KathrinWood

Executive Assistant to the CPO (w/m/d)

Strategische Rolle an der Seite der Personalvorständin

München / Berlin / Vollzeit / hybrid

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Unser Auftraggeber, ein etabliertes Familienunternehmen, widmet sich der Entwicklung nachhaltiger Technologien zur Reduktion klimaschädlicher Emissionen. Dieses Unternehmen fokussiert seine Investitionen auf Familienbetriebe, die durch innovative Strategien aktiv zur Umweltfreundlichkeit und zur Förderung erneuerbarer Energien beitragen. Es bietet den Partnerunternehmen eine professionelle Plattform und dabei weiterhin unabhängig im eigenen Rahmen zu agieren. 

Global agierendes Unternehmen mit 4 Niederlassungen in Deutschland

ca. 200 MitarbeiterInnen in Deutschland

Gehaltsrahmen maßgeblich abhängig von Erfahrung und Bildungshintergrund

München Zentrum / Berlin Zentrum

Benefits

Der Arbeitgeber legt großen Wert auf das Wohlergehen seiner Mitarbeitenden. Es bietet eine Vielzahl von Vergünstigungen, um die Vision des Unternehmens mit Leben zu erfüllen und das Engagement des Teams zu stärken.

  • Ein sicherer Arbeitsplatz in Festanstellung, unbefristet.
  • Anspruchsvolle, interessante und inhaltliche Assistenz auf oberster Führungsebene.
  • Attraktive Vergütung.
  • 30 Tage Urlaub per annum.
  • Attraktive Innenstadtlage in München/Berlin.
  • Zukunftsplanung: Du profitierst von großzügigen Zuschüssen zur arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorge.
  • Gesundheitsförderung: Durch diverse Initiativen wird die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden gefördert.
  • Flexible Arbeitszeiten: Um eine optimale Balance zwischen Berufs- und Privatleben zu ermöglichen, bietet das Unternehmen flexible Arbeitsmodelle an. In diesem konkreten Fall ist es ein hybrides Arbeitsmodell, das sich nach den Geschäftserfordernissen und der Präsenz der CPO im Büro richtet. Ein verantwortungsvoller Umgang wird hier vorausgesetzt.

Tasks

Als Executive Assistant für die Chief People Officerin bist du die rechte Hand und das Herzstück der Organisation. Du arbeitest eng mit der Personalvorständin, den Kollegen aus dem Leadership Team, MitarbeiterInnen und anderen Stakeholdern zusammen.

Operative Aufgaben (ca. 30%)

  • Management des Kalenders, Tages- und Wochenablaufs der CPO sowie Reisen auf Board-Ebene.
  • Vor und Nachbereitung von relevanten Dokumenten und Präsentationen. 
  • Planung von Veranstaltungen, wie z. B. die Vorbereitung des globalen All Hands Meetings .

Recherche und Vorbereitung

  • Vorbereitung auf Meetings und Reisen durch umfassende Recherche und Informationsaufbereitung, um eine fundierte Diskussionsgrundlage zu schaffen.
  • Einarbeitung in neue Themen und Problemstellungen und Aufbereitung der Ergebnisse für die CPO sowie die Geschäftsführung intern und extern.

Strategische Unterstützung

  • Aktive Unterstützung der CPO bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Organisationsentwicklung und bei People-Themen. Erarbeitung von Konzepten und Präsentationen. 
  • Analytische und konzeptionelle Unterstützung bei komplexen Entscheidungs- und Entwicklungsprozessen.

Relationship Management

  • Pflege und Ausbau von Netzwerken und Partnerschaften, intensive Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Stakeholdern.
  • Übernahme der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (z. B. Board-Mitglieder und Dienstleister), du erstellst Präsentationen, verfasst E-Mails und gewährleistet einen effizienten Informationsfluss.
  • Durch deine Einblicke in die komplette Bandbreite aller Angelegenheiten der Personalvorständin (Zugang CPO E-Mail Postfach), agierst du eigenverantworlich und auf oberster Führungsebene.

 Projektmanagement

  • Verantwortung für Projekte – eines deiner Projekte wird die stetige Verbesserung des Onboarding-Prozesses sein und damit unterstützt du die Hiring Manager des People Teams sowie alle neuen MitarbeiterInnen.

Profile

  • Du bist eine zuverlässige und flexible Person, mit einem Händchen für Organisation und Selbstmanagement. 
  • Du hast eine ausgeprägte Fähigkeit mit Menschen zu kommunizieren und das Beste in anderen hervorzubringen. Deine Kommunikation ist professionell, effizient und zielgerichtet.
  • Du kannst bereits einschlägige Erfahrung aus einer verantwortungsvollen Support-Funktion auf Führungsebene und/oder einem abgeschlossene Studium einbringen.
  • Du hast bereits Erfahrung im Projektmanagement und eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit.
  • Du arbeitest lösungsorientiert, kannst Prioritäten setzen, scheust Dich nicht vor Verantwortungen und Entscheidungsfindung.
  • Du überzeugst durch eine schnelle Auffassungsgabe, Trittsicherheit in modernen IT-Tools und verhandlungssicheren Deutsch- und Englischkenntnissen.
  • Möglicherweise bist Du ein/e Executive Assistant der/die bereits einschlägige Erfahrung in strategisch-konzeptioneller Arbeit gesammelt hat, ein Chief of Staff, ein Job Returner oder HochschulabsolventIn – alles ist denkbar. Hier zählt das Gesamt-Paket: Deine Arbeitseinstellung, die Fähigkeit, nicht nur administrativ, sondern auch konzeptionell zu unterstützen und die die Attitude, intrinsisch motiviert zum Erfolg beizutragen.

Challenge

  • Durch die Einblicke, die du in dieser Stelle in unterschiedlichsten Bereichen bekommst, ist diese Position möglicherweise auch ein gutes Sprungbrett zur Weiterentwicklung oder dem konstanten Lernen auf der Rolle.
  • Dein Verantwortungsbereich geht weit über die interne Bühne hinaus, denn es geht darum das globale Ökosystem von Beteiligungsunternehmen und deren wichtigsten AnsprechpartnerInnen zu kennen, zu pflegen und auszubauen.

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