Executive Assistant im Executive Search (w/m/d)

Administration, Organisation und Projektsteuerung im Executive Search

München / Vollzeit / hybrid

20240304
20. März 2024

#münchen #vollzeit #executiveassistant #executivesearch #führungskräfte #projektmanagement #recruiting #wearehiring #newjob

Die Executive Search Firma ist ein “global player”. Über 500 BeraterInnen beraten Unternehmen und Management bei der Suche und Platzierung passender Führungskräfte. Die verschiedenen Besetzungsprojekte sind ausschließlich auf Management-Ebene. Der Job bietet kontinuierlich Einblick in die aktuelle wirtschaftliche Themen, bei denen der Mensch im Fokus steht.

Diese Position bietet viel Spielraum für Kommunikation und Organisation im Rahmen der Besetzung hochkarätiger Positionen der deutschen Wirtschaft. Sie ist vielfältig, äußerst abwechslungsreich und Du hast die Möglichkeit, Dich in diesem Bereich weiterzuentwickeln und an den Aufgaben zu wachsen. Als Executive Assistant erfährst Du eine strukturierte Einarbeitung und lernst alle Aufgabenbereiche kennen, so dass Du Deine/n Berater:in professionell und umsichtig unterstützen kannst. Du bist Teil eines lokalen Assistenz-Teams, einer deutschen Assistenz-Gruppe und einer globalen Firma.

> 60 Offices in 36 Ländern weltweit

ca. 40 KollegInnen im Münchner Büro

Gehaltsrahmen zwischen €60.000 und €70.000 p. a. Grundgehalt bzw. je nach Hintergrund und Erfahrung

München – beste Innenstadtlage

Benefits

Room for growth – fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
You make a difference! Die Assistenz spielt hier eine maßgebliche Rolle, der Respekt und Wertschätzung entgegengebracht wird.
Ein Job am Puls der Zeit, der Dir Einblicke in Wirtschaft und Management-Strukturen bietet
Ein diverses und inklusives Umfeld mit offenen Türen
Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes Büro im Herzen der City und flexible Home-Office-Möglichkeiten
Sweet Benefits wie z. B: Jahresbonus, Handy, interne Events, Corporate Benefits, ÖPNV-Fahrtkostenzuschuss, Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Obst, Snacks und Getränke und gemeinsame Aktivitäten
Teamwork makes the dream work! Hier arbeiten die Assistenzen im Schulterschluss zusammen. Es gibt deutschlandweit ein Assistenznetzwerk mit regelmäßigen Meetings, Best-Practice-Sharing, Trainings & Veranstaltungen.

Tasks

Du unterstützt als Executive Assistant eine/n Berater in einer 1:1 Betreuungssituation und bist damit eingebunden und verantwortlich für die organisatorische und administrative Betreuung parallel laufender Suchmandate, zu deren Erfolg Du maßgeblich beiträgst.
Du bist eine verlässliche Schnittstelle zu den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, Research, Klient:innen und Kolleg:innen und Berater:innen der verschiedenen Suchmandate.
Du übernimmst die Korrespondenz mit Klient:innen und Kandidat:innen in deutscher und englischer Sprache.
Dokumente zur Projektdokumentation bereitest Du vor, überarbeitest sie in Absprache mit dem zuständigen Berater (gn) und finalisierst sie vor dem Versand.
Komplexe Reise- und Terminplanungen (inkl. Abrechnung) koordinierst Du sowohl für Berater:innen als auch für Klient:innen und Kandidat:innen.
Du bist verantwortlich für die Dokumentation der laufenden Projekte.
Durch die enge Zusammenarbeit mit dem/r Berater:in und den Research entwickelst Du Kompetenz und Branchenkenntnisse in konkreten Industrien und Organisationsstrukturen.
Intern kannst Du Dich einbringen in verschiedene organisatorische Bereiche von Event Management über Best Practice Sharing bis hin zu Business Development Aktivitäten.

Profile

Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein Studium sowie mehrere Jahre relevante Erfahrungen in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene in einem dynamischen und internationalen Umfeld geben Dir eine Grundsicherheit.
Du bist ein Profi in der Kommunikation mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht. Dich zeichnen interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität aus.
Du vereinst gleichermaßen die Liebe zum Detail und den Blick fürs große Ganze, bist offen, Neues zu lernen und das Gelernte mit anderen zu teilen.
Du hast die Fähigkeit, bei umfangreichem Arbeitspensum zügig, strukturiert, selbstständig und flexibel Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden.
Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Klient:innen und Kandidat:innen, Loyalität und Diskretion sind für Dich eine Selbstverständlichkeit.
Du hast ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizierst gewandt und stilsicher in deutscher und englischer Sprache.
Neben einem sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket bringst Du Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools mit.

Challenge

Assistenz Plus – dieser Job erfordert Schnelligkeit, Flexibilität, Erfahrung, Genauigkeit und eine pro-aktive und lösungsorientierte Arbeitsweise. Das ist ganz schön viel auf einmal und macht gleichzeitig unglaublich viel Spaß! Ein Job für all diejenigen, die Abwechslung lieben, organisations- und kommunikationsstark sind und schon immer hinter die Kulissen der Personalauswahl auf oberster Führungsebene werfen wollten.

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