Persönliche Assistenz (w/m/d) in Teilzeit

Administrative und organisatorische Assistenz privater Angelegenheiten

München / Teilzeit / hybrid

20240301
5. März 2024

#münchen #teilzeit #personalassistant #familyoffice #recruiting #wearehiring #newjob

Für den Gründer und CEO einer Münchner Beteiligungsgruppe suchen wir eine Privatassistenz, welche sich um seine privaten Belange und die der Familie (insgesamt sechs Personen inkl. vier Kindern) kümmert. Sie wird dabei eng mit der Executive Assistant des CEOs zusammenarbeiten, welche alle beruflichen Themen übernimmt.

ca. 70 KollegInnen im Münchner Büro

Gehaltsrahmen abhängig von Erfahrung und Arbeitsumfang (25-30h/Woche)

München Bogenhausen

Allgemeines

Eine Teilzeitanstellung mit 25-30 Stunden / Woche
Spannende und vielseitige Aufgaben
Attraktives Gehaltspaket
Flexible Vertrauensarbeitszeit
Modern ausgestattete Arbeitsplätze innerhalb des Geschäftsbüros
Offene Teamkultur und flache Hierarchien
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
Attraktive Innenstadtlage mit sehr guter Verkehrs- und ÖPNV-Anbindung

Tasks

Unterstützung bei privaten Reisen, inklusive Pflege des Kalenders, Beantragung von Visa, Buchung von Transfers und Kommunikation mit Hotels sowie Dienstleistern
Organisation und Koordination privater Termine, einschließlich Notarbesuche, Arzttermine, Bankgeschäfte etc. – teilweise in Abstimmung mit den Familienmitgliedern
Austausch mit dem Steuerberater, einschließlich Sammeln und Weiterleiten sämtlicher Unterlagen für private Steuerangelegenheiten sowie für die private Beteiligungsgesellschaft des CEOs.
Unterstützung bezüglich der Privatwohnsitze, einschließlich Rechnungsdruck, -vorlage und -ablage sowie Terminvereinbarungen, die damit einhergehen
Einreichen von Belegen bei Krankenkassen
Erledigung privater Ausdrucke für die Familienmitglieder sowie Bereitschaft zum Fahren der Kinder bei Verhinderung der Nanny
Wiedervorlage und Nachverfolgung von wichtigen Aufgaben und Terminen
Effiziente Ablage sämtlicher privater Dokumente, vorwiegend physisch, sowie aller Unterlagen, die Beteiligungen betreffend
Organisation und Durchführung des Weihnachtskartenversands und deren Empfang
Online-Banking zur Überweisung privater Rechnungen
Enge Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch mit der beruflichen Assistenz

Profile

Berufserfahrung: Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung als persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Bereich der Geschäftsleitung oder des Top-Managements
Organisationsfähigkeiten: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sind unerlässlich, um Termine zu koordinieren, Reisen zu planen, Meetings vorzubereiten und den täglichen Ablauf des CEOs zu optimieren.
Diskretion und Vertraulichkeit: Die Fähigkeit, mit sensiblen Informationen vertraulich umzugehen, ist von höchster Bedeutung, da die Privatassistenz Zugang zu vertraulichen Geschäftsdaten und persönlichen Informationen des CEOs haben wird.
Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind erforderlich.
Multitasking-Fähigkeiten: Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen, ist entscheidend, um in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld erfolgreich zu sein.
Technische Kompetenz: Sicherer Umgang mit den gängigen Bürosoftware-Anwendungen wie Microsoft Office sowie Erfahrung mit der Verwaltung von E-Mail- und Kalendersystemen
Proaktives Denken: Die Fähigkeit, vorausschauend zu denken und Probleme proaktiv zu lösen, um den CEO zu entlasten und den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherzustellen
Teamfähigkeit: Die Bereitschaft, eng mit anderen Kolleginnen und Kollegen aus dem Team zusammenzuarbeiten und bei Bedarf Unterstützung zu leisten
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich schnell an sich ändernde Prioritäten und Anforderungen anzupassen, sowie die Bereitschaft, bei Bedarf außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten
Professionalität und Präsentation: Ein professionelles, gepflegtes Erscheinungsbild und Auftreten sowie eine positive Einstellung sind entscheidend
PKW-Führerschein, um gegebenenfalls die Kinder zu fahren

Challenge

In einer solchen Position agiert man sehr eng mit anspruchsvollen Persönlichkeiten und einem gehobenen Life Style. Gleichzeitig ist es wichtig, dass man auch die administrativen/kaufmännischen Belange mit größter Sorgfalt und Fürsorge ausführt. Diese Stelle eignet sich für eine Assistenz, die eine Familie ganz persönlich, mit höchster Diskretion und Loyalität sowie Zuverlässigkeit unterstützt.

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