KathrinWood

Für BewerberInnen

Matching the right people with great jobs

Du suchst einen neuen Assistenz-Job?

Ein Jobwechsel ist eine sehr persönliche Angelegenheit. Die Entscheidung für einen neuen Job bestimmt, wo und wie du einen Großteil deiner Zeit verbringen wirst. Du suchst das richtige Umfeld, den richtigen Vorgesetzten und einen Job, der dir Spaß macht und in dem du dich weiterentwickeln kannst.

Unsere Zusammenarbeit basiert auf:

Vertrauen und Transparenz

Ich höre dir zu und stelle die richtigen Fragen. Es ist mir wichtig, deine Werte und Wünsche zu verstehen. Ich unterstütze dich persönlich während des gesamten Bewerbungs­prozesses.

Erfahrung

Seit 18 Jahren begleite ich Assistenzen in Veränderungsprozessen. Ich bin eine erfahrene Recrui­terin, die sich für das Berufsbild und die Weiter­entwicklung der Assistenz einsetzt.

Professionalität

Ich bin in höchstem Maße Kandidaten-orientiert und kompetent, um deinen Bewerbungs­prozess optimal, unkompliziert und positiv zu gestalten.

Engagement

Ich mache mich für dich stark, vertrete deine Ansprüche, bin schnell und flexibel und stelle sicher, dass du das bekommst, was du verdienst.

So läuft der Bewer­bungs­prozess ab

1. Deine Bewerbung
Du kannst dich über die Jobbörse direkt auf eine Stelle bewerben oder uns initiativ deinen Lebenslauf schicken. Je mehr wir über dich und deine Vorstellung wissen, umso besser können wir uns auf das erste Kennenlernen vorbereiten.
2. Kennenlernen
In einem persönlichen oder virtuellen Gespräch lernen wir uns kennen. Wir möchten wissen, was deine Wünsche, Ziele und Kompetenzen sind.
3. Optionen
Wir stellen dir ganz konkret passende Jobs vor und geben dir fundierte Hintergrundinformationen. Gemeinsam optimieren wir deinen Lebenslauf und coachen dich für das Interview beim Arbeitgeber.
4. Interview
Wir koordinieren einen Termin für dich bei deinem potenziellen Arbeitgeber und bereiten dich gezielt auf das Interview und mögliche Fragen vor, damit du sicher in das Gespräch gehen kannst.
5. Arbeitsvertrag
Wenn du eine Jobzusage erhältst und dir der Arbeitsvertrag vorliegt, stehen wir dir mit Rat und Tat zur Seite bis die Tinte trocken ist – und natürlich auch darüber hinaus! Denn wir sind erst zufrieden, wenn du dich im Job wohlfühlst.
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FAQ

Deine Fragen rund um die Assistenz

AssistentInnen arbeiten eng mit Persönlichkeiten, Managern, Führungskräften und Unternehmen zusammen, um diese administrativ und organisatorisch zu unterstützen.

Der Berufsbegriff der Assistenz/Assistentin und alle damit verbundenen Stellenbezeichnungen (Team Assistant, Personal Assistant, Executive Assistant uvm.) ist nicht geschützt. Es handelt sich nicht um eine Ausbildungs-Bezeichnung bzw. eine akademische Bezeichnung und so verhält es sich auch mit den Aufgaben.

Die Inhalte ihrer Arbeit hängen stark von der ihres/r Vorgesetzten und dessen/deren Erwartungen an die gemeinsame Zusammenarbeit ab.

Grundsätzlich gilt: Je besser Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Assistenz und Vorgesetzter/m ist, umso effizienter kann das Management arbeiten.

Ein/e AssistentIn hat somit indirekt Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.

Klassische Assistenzaufgaben sind z. B.

  • Termin- und Kalender-Management
  • E-Mail-Verwaltung, -Bearbeitung, -Screening und -Priorisierung
  • Kontaktperson für allgemeine Anfragen der/des Managers/In
  • Kommunikationsschnittstelle zwischen Vorgesetzten und Business Partnern
  • Geschäftskorrespondenz – auch im Namen der Vorgesetzten
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Virtual Calls
  • Erstellen von Präsentationen, To-Do-Listen und Dokumenten als Basis von Besprechungen
  • Organisation von Veranstaltungen und Events

Die Assistenz fungiert als erste Anlaufstelle für die Führungskraft und ist dafür verantwortlich, dass der Arbeitstag ihres Arbeitgebers so reibungslos wie möglich abläuft. Sie betreut die Kunden ihres Managers und beantwortet häufig Nachrichten, kümmert sich um die Nachverfolgung von Aktionspunkten und organisiert Sitzungen und Termine.

Eine AssistentIn muss die Aufgaben ihrer Vorgesetzten und des Unternehmens sehr gut kennen. Sie denkt unternehmerisch, agiert als Kommunikationsdrehscheibe und nimmt eine wichtige Schnittstellenfunktion wahr. Auf  Basis von Erfahrung und Wissen muss sie in der Lage sein, Prioritäten richtig zu setzen und Entscheidungen im Sinne ihrer Vorgesetzten zu treffen.

Es ist das übergeordnete Ziel einer Assistenz den Arbeitgeber von administrativen und organisatorischen Aufgaben zu entlasten, damit dieser Zeit für strategische Aufgaben hat.

Die klassische Sekretärin, die Kaffee serviert, nach Band tippt und Anrufe entgegennimmt, ist quasi ausgestorben. Ihre Routineaufgaben sind der Digitalisierung zum Opfer gefallen. Man findet den Begriff „Sekretärin“ gelegentlich noch in großen deutschen Konzernen, wenn es um die Unterscheidung einer Vorstandssekretärin und einem Vorstandsassistenten geht, wobei letzterer in der Regel ein/e fachliche/r Mitarbeiter/in ist. Die Stellenbeschreibungen für AssistentInnen und Executive Assistants ähneln hinsichtlich der erforderlichen Fähigkeiten, wie z. B. ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, zwischenmenschliches Gespür sowie Software-Kenntnisse. Ihre Hauptaufgaben bestehen darin, der Person oder dem Team Zeit zu sparen, indem sie Aufgaben übernehmen, die ihnen Zeit für andere strategische Arbeiten verschaffen. Traditionell arbeiteten AssistentInnen in der Regel für ein Team oder mehrere Vorgesetzte des mittleren Managements. Ihre Hauptaufgaben bestehen darin, sich um die geschäftlichen und persönlichen Belange ihres Arbeitgebers zu kümmern. Eine Executive Assistant hingegen arbeitet hauptsächlich für Führungskräfte wie z. B. Direktoren, Vice Presidents, Abteilungsleiter und CEOs, in den meisten Fällen auch in einem 1:1 Verhältnis. Ihre Tätigkeit ist mit einer größeren Verantwortung verbunden. Der Hauptunterschied zwischen Assistentin und Executive Assistant liegt im Umfang der Verantwortung und in den Personen, mit denen sie arbeiten. AssistentInnen sind in der Regel für Verwaltungs- und Organisationsaufgaben des Unternehmens zuständig. Die Aufgaben sind vorwiegend Routineaufgaben und konzentrieren sich auf konkrete Aufgaben im Bereich Administration und Organisation, die ihnen auf Anweisung übertragen werden. Dazu zählen unter anderem
  • die Vorbereitung von Sitzungen,
  • die Organisation von Reisen und Terminen,
  • die Kommunikation zu internen und externen Business Partnern,
  • die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten,
  • die Verbesserung der Arbeitsabläufe des Unternehmens
Executive Assistants arbeiten eng mit leitenden Angestellten zusammen und sind ihnen direkt unterstellt. Ihnen werden Dinge anvertraut, die sensibler und privater Natur sind. Daher ist ihre Tätigkeit mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit und Verantwortung verbunden. Dazu zählen beispielsweise
  • die Verantwortung wichtiger Aufgaben und Projekte,
  • die durchdachte Planung, Organisation und Begleitung von Reisen, Terminen und Meetings,
  • die proaktive und selbständige Bearbeitung eingehender Anfragen an die/den Manager
  • die selbständige Kommunikation im Sinne der/des Vorgesetzten und deren Koordination mit sämtlichen internen Ansprechpartnern der Führungskraft,
  • die Organisation von internen und externen Veranstaltungen,
  • die Erstellung von Präsentationen und Berichten,
  • die externe Korrespondenz mit Kunden im Namen der Führungskräfte

Eine Assistentin der Geschäftsleitung, auch Executive Assistant genannt, unterstützt die Geschäftsführung eines Unternehmens oder eine Führungskraft in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören zum Beispiel:

  • die Vorbereitung und Durchführung von Meetings
  • das Erstellen von Präsentationen und Protokollen
  • das Verfassen von Briefen und E-Mails
  • das Koordinieren von Terminen und Reisen
  • das Erledigen von Korrespondenz und allgemeinen administrativen Aufgaben
  • das Führen von Akten und das Abwickeln von Angelegenheiten mit Behörden, Kunden und Lieferanten
  • das Einholen von Informationen und deren effiziente Weiterleitung und Verarbeitung

Eine Assistentin der Geschäftsleitung ist in der Regel die rechte Hand der Geschäftsführung und trägt dazu bei, dass der Tagesablauf der Geschäftsführung reibungslos verläuft. Sie muss dafür sorgen, dass die Geschäftsführung immer über alle wichtigen Informationen und Termine verfügt und dass alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung stehen.

Das Gehalt einer Assistentin der Geschäftsführung hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, wie dem Standort, der Größe und Branche des Unternehmens, der Erfahrung und Qualifikation der Assistentin und anderen Faktoren. 

In Deutschland liegt das durchschnittliche Gehalt einer Assistentin der Geschäftsführung laut Gehalt.de bei etwa 55.000 Euro pro Jahr. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur eine grobe Schätzung ist und das tatsächliche Gehalt erheblich von diesem Wert abweichen kann. So liegt das Einstiegsgehalt nach einer klassischen kaufmännischen oder fremdsprachlichen Ausbildung bei etwa 40.000 Euro pro Jahr, wobei die realistische Möglichkeit besteht, am Ende der klassischen Assistenzlaufbahn, beispielsweise als Vorstandsassistentin ein Jahresgehalt von über 80.000 Euro zu erzielen.

Es empfiehlt sich daher, sich umfassend über die Weiterentwicklungsmöglichkeiten und die Gehaltsaussichten in der Branche und in den jeweiligen Unternehmen zu informieren.

Um Assistentin der Geschäftsführung zu werden, gibt es keinen festen Bildungsweg. In der Regel werden Assistentinnen der Geschäftsführung jedoch eine kaufmännische oder fremdsprachliche Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen haben. Eine kaufmännische Ausbildung kann beispielsweise zur Industriekauffrau, zur Bürokauffrau oder zur Fremdsprachenkorrespondentin führen. Ein Studium in einem wirtschaftswissenschaftlichen Fach, wie zum Beispiel Betriebswirtschaft, kann ebenfalls eine gute Voraussetzung sein. In der Assistenz ist es auch möglich, als Quereinsteiger Fuß zu fassen, beispielsweise nach einer Ausbildung zur Hotelkauffrau oder Marketingkauffrau.

Neben der kaufmännischen Ausbildung oder dem Studium ist es wichtig, dass Assistentinnen der Geschäftsführung über ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten verfügen, sich schnell in neue Themen einarbeiten können und über eine schnelle Auffassungsgabe und analytische Fähigkeiten verfügen. Auch eine hohe Belastbarkeit und Flexibilität sind wichtige Eigenschaften, die für dieses Berufsbild nützlich sind.

Um als Assistentin der Geschäftsführung zu arbeiten, solltest du dich auf passende Stellen bewerben und dich über Weiterentwicklungsmöglichkeiten in der Branche informieren. Eine Weiterbildung, wie zum Beispiel ein Masterstudium in Business Administration oder eine Zertifizierung als Fachwirt für Betriebswirtschaft, kann dabei helfen, sich für Führungspositionen zu qualifizieren und deine Karrierechancen zu verbessern. Es empfiehlt sich auch, berufliche Erfahrungen in der Assistenz oder in einer verwandten Branche zu sammeln, um die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben.

Als Assistentin der Geschäftsführung solltest du über eine breite Palette an Fähigkeiten und Kenntnissen verfügen, um die vielschichtigen Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Dazu gehören insbesondere:

  • Organisation und Koordination: Du bist für die Organisation und Koordination von Meetings, Reisen und Veranstaltungen verantwortlich und musst in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und Termine und Aufgaben effektiv zu planen und zu verwalten.

  • Kommunikation: Häufig bist du als Schnittstelle zwischen dem Geschäftsführer und anderen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern tätig und musst daher über sehr gute kommunikative Fähigkeiten verfügen, um Informationen verständlich zu übermitteln, weiterzubearbeiten und zu kanalisieren.

  • Verfassen von Schriftverkehr und Protokollen: Oft bist du für das Verfassen von Schriftverkehr und Protokollen verantwortlich und solltest über eine gute schriftliche Ausdrucksfähigkeiten verfügen, um klar und präzise zu formulieren.

  • Verwaltung von Daten und Dokumenten: Du solltest in der Lage sein, Daten und Dokumente zu verwalten und zu organisieren, um schnell auf Anfragen und Anforderungen reagieren zu können.

  • Analysieren und Berichterstellen: Du könntest auch für das Erstellen von Berichten und Analysen verantwortlich sein und musst daher über gute analytische Fähigkeiten verfügen, um Daten und Informationen zu sammeln, auszuwerten und präsentieren zu können.

  • Computerkenntnisse: Du wirst mit verschiedenen Software-Tools und -Programmen arbeiten müssen, um deine Aufgaben erfüllen zu können, und solltest daher über eine Affinität zu Programmen und neuen IT-Tools verfügen.

Insgesamt sind die genauen Fähigkeiten und Kenntnisse, die eine Assistentin der Geschäftsführung haben sollte, von den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens und der Geschäftsführung abhängig und können daher stark variieren. Mehr als jedes Diplom zählt in der Assistenz die richtige Arbeitseinstellung, Flexibilität und Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen und neuen Prozessen.

Ohne Risiko

Unsere Zusammenarbeit ist für dich kostenfrei. Dein Erfolg ist meine Priorität!

Key Facts über Kathrin Wood

Seit 2004 mehr als 300 KandidatInnen in Assistenz & Office Management vermittelt.

Erfahrung 100%

79% der vermittelten KandidatInnen bleiben mehr als 3 Jahre bei unseren Kunden.

Loyalität 79%

Hervorragende, branchenübergreifende Kenntnis des Assistenz-Stellenmarktes.

KNOW-HOW 100%

Langjähriger, enger Kontakt zu Top-Arbeitgebern & Management.

NETWORKING 100%

100% der KandidatInnen würden für einen Jobwechsel wieder auf uns zukommen.

Zufriedenheit 100%

Die Zusammenarbeit für dich als KandidatIn ist kostenlos.

Zufriedenheit 0%

Podcast

Von und mit Diana Brandl: Kathrin Wood über die Zukunft der Assistenz, ihren eigenen Karriereweg und die Liebe zu New York