KathrinWood

Assistenz (w/m/d) in Mainzer Family Office

in kollegialem und familiären Team

Mainz / Vollzeit bzw. vollzeitnahe Teilzeit (30h+) / vor Ort

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Unser Klient ist ein exklusives Single-Family-Office in Mainz. Das Team besteht aus 5 KollegInnen. Die Executive Assistant sucht eine Kollegin im Schulterschluss, die an ihrer Seite wachsen und sich als feste Säule im Back Office etablieren möchte. Die Management Assistenz ist somit die rechte Hand und Unterstützung der Executive Assistant und des Prokuristen des Family Office und Visitenkarte des
Hauses, Repräsentant*in des Family Office. 

5KollegInnen im Münchner Büro

Gehaltslevel bei ca. €60.000 für eine Vollzeitstelle

Mainz

Benefits

  • Ein kleines und feines unternehmerisches Umfeld, das es erlaubt, eigene Ideen und Initiativen zu verfolgen und Ideen einzubringen
  • Die Möglichkeit einer 30-40-Stunden-Woche
  • Persönliche Entwicklung und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
  • Flache Hierarchien, eine enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Assistenz
  • Eine sehr schöne und familiäre Atmosphäre in einem exklusiven Umfeld
  • Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Leistung belohnt
  • Unbefristete Vollzeit-Anstellung in wertschätzendem, professionellen Umfeld
  • 30 Urlaubstage per annum
  • Geregelte Arbeitszeiten

Tasks

  • Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben im Schulterschluss mit der Executive Assistant und dem Prokuristen
  • Termin- und Kalendermanagement sowie allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Aufnahme von Minutes und Erstellen von Gesprächsnotizen
  • Überweisungen, Kontrolle und Ablage der Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenbuchführung sowie Abrechnung der Barkasse
  • Anlegen von Ordnern und Dossiers
  • Bereitstellung des Dokumentenflusses für das Steuerbüro,
  • Verwaltung/Nachhalten von diversen Bestellungen, u. a. Büromaterial
  • Internet-Recherche
  • Dienstfahrten und Botengänge
  • Vertretung der Executive Assistant in Abwesenheit
  • Professionelle und serviceorientierte Betreuung der Gäste 
  • Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen in enger Abstimmung mit der
    Executive Assistant
  • Erste Ansprechpartnerin der externen Dienstleister
  • Ad-hoc-Aufgaben, wie z. B. die Betreuung einer Film-Crew und die Organisation eines passenden Caterings

Profile

  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder BWL-Bachelor-Studium abgeschlossen und Kenntnisse der unternehmerischen Abläufe
  • Sie sind zuverlässig, haben Berufserfahrung als Assistenz und sind ein wahrer 
    Allrounder mit Hands-On-Mentalität
  • Sie scheuen sich nicht vor Zahlen und haben ein Auge fürs Detail
  • Sie arbeiten gewissenhaft und selbständig
  • Absolute Diskretion ist für Sie eine Selbstverständlichkeit
  • Sie sind mit internationalem Geschäftsgebaren vertraut und können sich
    entsprechend in Wort und Schrift, in Deutsch und Englisch ausdrücken
  • Sie kennen sich mit gängiger Büro-Software (Microsoft Office Paket) sehr gut aus und haben idealerweise, aber nicht zwingend, bereits als Schnittstelle zu Buchhaltung und Steuerberatung gearbeitet.
  • Sie haben sehr gute Umgangsformen, ein freundliches, höfliches Auftreten und ein gepflegtes Erscheinungsbild
  • Sie sind im Besitz eines PKW-Führerscheins und haben gute Fahrpraxis
  • Sie haben ausgezeichnete deutsche Sprachkenntnisse, sind
    verhandlungssicher in Englisch und haben im Idealfall Grundkenntnisse in
    Französisch
  • Sie leben in Mainz oder in der Mainzer Umgebung

good to know

Gesucht wird eine offene, Service-orientierte Kollegin (m/w/d)  mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Assistenzbereich, idealerweise in einem Family Office, die durch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch & Englisch) sowie umfassende MS-Office Kenntnisse überzeugt. Eine schöne Möglichkeit, Teil eines kollegialen Teams bietet sich mit langfristiger Perspektive, um in die Rolle der Executive Assistant hineinzuwachsen. Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität, ein professionelles und verbindliches Auftreten und eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise und -einstellung sind hier Voraussetzung.

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