Executive Assistant & Office Manager (w/m/d)
in Münchner Family Office

in kollegialem und familiären Team

München / Vollzeit / vor Ort

10.03.2024
20240206

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Unser Klient ist ein generationenübergreifendes Single-Family-Office mit einem verwalteten Gesamtvermögen von rund 2,0 Mrd. €. Das Team besteht aus mehr als 20 Experten in den Büros in Stuttgart, München und London. Das Family Office konzentriert sich im Bereich Private Equity mehrheitlich auf Investitionen in europäische mittelständische Unternehmen mit hervorragenden Management-Teams und nachhaltigen, langfristigen Wachstumsaussichten. Die Hauptinvestitionsbereiche sind Business Dienstleistungen, Bildung und Ausbildung, Gesundheitswesen und Industrie.

Für den Münchner Partner, einen Direktor und die Kollegen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager / Executive Assistent (m/w/d). Die erfolgreiche Kandidatin (w/m/d) wird den Partner im Private Equity Team, den Director im Real Estate Team sowie das Münchner Team administrativ, aber auch operativ in dem zentral gelegenen Büro in München unterstützen.

5KollegInnen im Münchner Büro

Gehaltsrahmen zwischen €60.000 und €65.000 p. a. zzgl. Leistungsbonus

München, Lehel

Benefits

Ein unternehmerisches Umfeld, das es erlaubt, eigene Ideen und Initiativen zu verfolgen und
Persönliche Entwicklung und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Flache Hierarchien, die Einblicke in das gesamte Unternehmen ermöglichen und eine enge Zusammenarbeit mit dem Top-Management
Eine sehr schöne und familiäre Atmosphäre mit einem Büro im Herzen von München
Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Leistung belohnt
Unbefristete Vollzeit-Anstellung in wertschätzendem, professionellen Umfeld
30 Urlaubstage per annum
Hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen vor Ort
Unterstützende Kolleginnen im Office Management
Geregelte Arbeitszeiten

Tasks

Allgemeine Assistenzaufgaben

Assistenz des Direktors und des Partners im Münchner Office
Gewährleistung der Teameffizienz in relevanten Aspekten
Spaß am Management als an der Verwaltung von teambezogenen Aufgaben
Verbesserung und proaktive Unterstützung der relevanten IT-gestützten Teamprozesse
Funktion als erste Anlaufstelle für die Kommunikation des Teams mit externen Interessengruppen und Partnern
Erledigung der allgemeinen schriftlichen Korrespondenz
Vorbereitung und Überarbeitung von Präsentationen
Koordination von Zeitplänen und Terminen in enger Zusammenarbeit mit den Office Management KollegInnen in Stuttgart und London
Gästebetreuung
Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Stammdatenpflege von CRM-Daten (Company Relationship Management)
Reiseorganisation und -buchungen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Visa, etc.), inklusive Kreditkartenabrechnung

Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Tagesgeschäftes

Zusammenarbeit mit den anderen Assistenzen, Unterstützung bei Urlaub und Krankheit
Unterstützung bei der strategischen Trend- und Sektoranalyse
Desktop-Research zu investmentbezogenen Themen und Geschäftsprojekten
Aktive Mitwirkung bei Networking-Ansätzen, z.B. im Rahmen von Origination-Prozessen
Verwaltung der Dateiablage von unternehmensrelevanten Daten vom
Posteingang bis zum Sharepoint Ordner
Verfolgung von internen und externen Arbeitsabläufen und Terminen

Profile

Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effizient zu arbeiten
Fähigkeit, neue Aufgaben schnell und effektiv zu bearbeiten
Fähigkeit zur Prioritätensetzung und zum Multitasking
Teamfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
Ausgezeichnete Computerkenntnisse einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint (Office 365)
Ein Auge fürs Detail
Professionelle und effektive Kommunikation auf allen Führungsebenen
Verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
Mindestens drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenz-/Business Support-Funktion

good to know

Gesucht wird eine offene, Service-orientierte Kollegin (m/w/d) mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Assistenzbereich, die durch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch & Englisch) sowie umfassende MS-Office Kenntnisse überzeugt. Eine schöne Möglichkeit, Teil eines hochkarätigen Teams in einem unternehmerischen Umfeld mit langfristiger Perspektive zu werden, bietet sich mit langfristiger Perspektive. Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität aus, ein professionelles und verbindliches Auftreten und eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise und -einstellung sind hier Voraussetzung.

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