KathrinWood

Vorstandsassistenz (w/m/d) IT-Gesundheits-Unternehmen

Assistenz des CEOs

München / Vollzeit / vor Ort mit hybridem Anteil

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Unser Klient ist der führende Anbieter von Software, Finanzdienstleistungen und digitalen Plattformen im europäischen Gesundheitsmarkt. Das Angebot richtet sich an alle Leistungserbringer des Gesundheitswesens, wie z. B. Apotheken, Physiotherapie, Sanitätshäuser, Pflegedienste und Arztpraxen. Das Unternehmen begleitet seine Kunden in digitalen Transformationsprozessen wie dem eRezept, bietet hybride Lösungen und vernetzt sowohl die Dienstleister im Gesundheitsmarkt als auch die Menschen miteinander. Gegründet vor über 120 Jahren umfasst das Unternehmen mit Hauptsitz in München heute über 1.900 Mitarbeitende.

250 Mitarbeiter am Standort

Gehaltslevel bei ca. €65K – €70K p. a. – je nach Erfahrung 

München, zentrale Lage in Berg am Laim

Benefits

  • Unbefristete Assistenzposition auf oberster Führungsebene
  • Möglichkeit, zu lernen, Kompetenz zu entwickeln und die Unternehmensführung unmittelbar zu unterstützen
  • Sehr gutes Betriebsklima, schöne Mitarbeiterevents, traumhafte Dachterrasse
  • Jobrad, Fitness, vergünstigte Mahlzeiten, BAV und vieles mehr
  • Erfahrene und kollegiale Assistenzkollegin gleich gegenüber
  • Hast Du einen wohl erzogenen vierbeinigen Begleiter (Hund)? Dann bring ihn mit!

Tasks

  • Du spielst eine entscheidende Rolle bei der effizienten Koordinierung und Planung von Terminen sowohl intern als auch extern, um eine reibungslose Organisation sicherzustellen.
  • Als verantwortliche Person für die Reisebuchungen ist es Deine Aufgabe, nicht nur die Buchungen selbst zu verwalten, sondern auch sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen dem CEO rechtzeitig zur Verfügung stehen.
  • Bei Ad-hoc-Themen bist Du Ansprechpartner und nimmst sämtliche Themen in eigene Hand, um Lösungsansätze zu eruieren, Herausforderungen schnell zu meistern und To-Dos zu delegieren.
  • Du bist für die sorgfältige Bearbeitung, die angemessene Korrespondenz und die präzise Sortierung der eingehenden Mails an den Vorstand zuständig, wobei Du Prioritäten schnell setzen und auch wieder verschieben kannst.
  • Im Rahmen des allgemeinen Office Managements obliegt es Dir, den reibungslosen Ablauf verschiedener Aufgaben zu gewährleisten, dazu zählen die Abwicklung von Bestellungen und die Koordination des Caterings für Gäste und Meetings, auch bei Abendveranstaltungen.
  • Deine Verantwortung umfasst auch die umfassende Vorbereitung von Präsentationen, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen sowie der Gewährleistung der reibungslosen
    technischen Unterstützung während der Veranstaltungen und gegebenenfalls die Bereitstellung weiterer Materialien, um die Präsentationen zu optimieren.
  •  Du begleitest Gremiensitzungen (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlungen und mehr) durch präzise Vorbereitung, Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Protokollierung der Meetings bis hin zur Nachverfolgung der Aktionspunkte.

Profile

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung bzw. ein Studium abgeschlossen und bereits mindestens 3-5 Jahre auf Führungsebene assistiert, idealerweise in einem Konzern.
  • Dein professionelles, seriöses und freundliches Auftreten ist eine Selbstverständlichkeit, denn Du hast oft persönlichen Kontakt zu Geschäftsführern, Aufsichtsräten und Gesellschaftern.
  • Du überzeugst durch eine Hands-on-Mentalität, um effektiv arbeiten zu können, bewahrst auch in stressigen Situationen die Ruhe und behältst stets den Überblick.
  • Deine Arbeitszeit ist so gestaltbar, dass Du auch spontane Ad-hoc Situationen und Abendveranstaltungen gelegentlich wahrnehmen kannst.
  • Ein lösungsorientiertes und flexibles Mindset ist entscheidend für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben.
  • Du hast ein Gespür für das Wichtige und Dringende und bist zu einem gewissen Grad belastbar und stressresistent 
  • Deine ausgeprägten Fähigkeiten und Erfahrungen im Hinblick auf Organisation und Priorisierung sind unerlässlich.
  • Sehr gute, verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse
  •  Trittsichere Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen

good to know

Das Arbeitsumfeld ist dynamisch, unterstützend, kollegial und durchaus humorvoll. Gemeinsam mit der Assistenz des CFOs und dem CFO selbst bildest Du mit dem CEO das Führungsteam auf oberster Management-Ebene. Es ist ein harmonisches Zusammenarbeiten in einem engen 4-er-Team. So müssen Administration und Planung genau und zuverlässig sein – den Vertrauensvorschuss bekommst Du! Wir suchen eine Persönlichkeit, die mit Leib und Seele Assistenz ist, die absolut zuverlässig und souverän agiert und die bereit ist, sich in für sie/ihn neue Themen und Geschäftszusammenhänge einzuarbeiten. 

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