KathrinWood

Projektassistenz/Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

in etabliertem Münchner Immobilienunternehmen

München / Vollzeit / hybrid

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Dein potenzieller Arbeitgeber ist ein traditionsreiches lmmobilienunternehmen mit den Geschäftsfeldern lmmobilien und Projektentwicklung. Es beschäftigt sich mit der Entwicklung und Verwaltung von Immobilien in Deutschland, mit Schwerpunkt in München und Stuttgart.

Als Unternehmen mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und großen Freiheitsgraden bieten wir hier eine interessante und anspruchsvolle Aufgabe, bei der Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen gefragt sind.

 

Büros in München, Eschborn und Berlin

ca. 60 KollegInnen im Münchner Büro

Gehaltsrahmen zwischen €65.000 und €75.000 p. a. 

München Zentrum

Benefits

  • Ein sicherer Arbeitsplatz in Festanstellung unbefristet
  • Anspruchsvolle, interessante und vielseitige Position, mit Platz für Kreativität
  • Attraktive Vergütung
  • Flexible Arbeitszeit (Kernarbeitszeiten von 9 Uhr bis 17 Uhr)
  • Home Office Möglichkeit an 2 Tagen pro Woche
  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld, Jobticket, Jobrad und Firmenfitness
  • Attraktive Lage in der Münchner Innenstadt und sehr gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel

Tasks

Aufgaben als Geschäftsführungsassistenz

  • Allgemeine Organisationsaufgaben im Geschäftsführungssekretariat
  • Zeitmanagement und Terminkoordination für die Geschäftsführung 
  • Vorausschauendes Mitdenken 
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen 
  • Protokollführung in Besprechungen und Gremiensitzungen 
  • Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kontakt- und Adressverwaltung 
  • Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter 
  • Qualifizierte Zuarbeit durch Informationsbeschaffung und -aufbereitung 
  • Erledigung des Schriftverkehrs eigenständig, nach Vorlage oder Stichworten
  • Eigenständige Erstellung von Präsentationen nach inhaltlicher Abstimmung
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen 
  • Strukturierte, selbstständige Dokumentenablage
 
Aufgaben im Projektmanagement
 
  • Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung bei Bauprojekten und hier Kommunikation mit sämtlichen Projektbeteiligten, wie etwa Planern, Firmen und Behörden
  • Eigenständige Projektadministration inkl. Terminkoordination, Video- und
    Telefonkonferenzen, Verwaltung und Pflege von Datenräumen und Projektbeteiligtenlisten
  • Vor- und Nachbereitung von Projektterminen, einschl. Vergabeverhandlungen sowie Planungs- und Baubesprechungen, Nachhalten von Vorgängen und offenen Punkten bei internen und externen Meetings
  • Bestellungen in SAP sowie Pflege von Aufträgen und Auftragsergänzungen mit digitalem Workflow
  • Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Koordination von Rechnungsläufen mit digitalen Workflow sowie Kontrolle der Zahlungen unter Berücksichtigung von Umfragen und Gewährleistungseinbehalten in Übereinstimmung mit den Verträgen
  • Verwaltung von Mängel-, Gewährleistungs- und Schadensanzeigen
  • Vorbereitung von Ausschreibungen, Vergabe- und Abnahmeprotokollen
  • Vorbereitung von Architekten- und Ingenieurverträgen
  • Auftragserteilung an Dienstleister und Bauunternehmen nach Vorgabe
  • Projektdokumentation sowie Post und Korrespondenz via unterschiedlicher Medien Projektdatenraum, Dokumentenmanagementsystem, MS Office etc.
  • Organisation von Baustellenbüros inklusive Umzug und Einrichtung
  • Betreuung der Azubis in der Abteilung

Profile

  • Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position

  • Praxiserprobte Fähigkeiten mit Microsoft Office Anwendungen (Outlook, Excel, Word, PPT)

  • Selbstverständnis als Dienstleister mit einem hohen Anspruch an die eigene Integrität, Einsatzbereitschaft, Organisationsfähigkeit und Selbständigkeit, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung in Verbindung mit einer freundlichen Persönlichkeit und positiver Arbeitseinstellung

  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis von bereichsübergreifenden Zusammenhängen – idealerweise Erfahrung im Immobilienumfeld

  • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

  • Eigeninitiative, Selbstmotivation, strukturierte, teamorientierte Arbeitsweise 
  • Klare, verbindliche und professionelle Konversation
  • Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Freude am Umgang mit Menschen sowie hohe Serviceorientierung

Challenge

  • Es wird Wert gelegt auf Hands-on Mentalität, Dienstleistungsbereitschaft und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Es gibt viele verschiedenen Ansprechpartner und Stakeholder
    Communication is King/Queen!
  • Bereitschaft, sich sukzessive in Immobilienthemen einzuarbeiten, um langfristig souverän und vorausschauend agieren zu können

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