Wie Unternehmen den richtigen Rahmen für erfolgreiches Assistenz-Recruiting schaffen

Insbesondere im Assistenz-Recruiting stellen wir immer wieder fest, dass die direkte Einbindung der Führungskraft entscheidend für den Prozess ist. Ein Beispiel aus unserer Praxis zeigt dies deutlich.

Direkte Führungskräftebeteiligung: Ein Erfolgsfaktor im Recruiting

Ein international tätiges mittelständisches Unternehmen suchte eine Vorstandsassistenz für den CEO und CFO. Eine besondere Herausforderung war der Standort – eine ländliche Region mit begrenztem Pool an qualifizierten Kandidatinnen mit C-Level-Erfahrung. Hätte der CEO das Recruiting an die HR-Abteilung delegiert, wäre der Prozess womöglich zäh verlaufen oder gar erfolglos geblieben.

Stattdessen erklärte der CEO das Recruiting zur Chefsache. Bereits in der ersten Phase nahm er persönlich an einem detaillierten Briefing mit uns als Personalvermittlern teil. So definierten wir gemeinsam ein klares Bild der idealen Kandidatin. Er entschied zudem, dass er selbst das erste virtuelle Kennenlerngespräch mit den Kandidatinnen führen wollte. Noch bevor die HR-Abteilung in den Prozess eingebunden wurde.

Dieser direkte Kontakt machte den Unterschied: Alle Kandidatinnen empfanden es als positiv, gleich zu Beginn mit dem Hiring Manager – dem CEO – zu sprechen. Sie fühlten sich wertgeschätzt und ernst genommen, was ihre Begeisterung für die Position und das Unternehmen deutlich steigerte. Innerhalb von zwei Wochen konnten wir drei hochqualifizierte Kandidatinnen präsentieren. Noch in derselben Woche erhielt eine der Kandidatinnen ein Angebot.

Diese Vorgehensweise war nicht nur effizient, sondern auch ein Zeichen des Vertrauens des CEOs in uns als Personalvermittler. Seine aktive Beteiligung beschleunigte den Prozess und führte letztlich zur idealen Besetzung – ein Beweis dafür, dass Assistenz-Recruiting Chefsache ist.

Warum das Zwischenmenschliche im Assistenz-Recruiting entscheidend ist

Der Erfolg einer Assistenzposition hängt nicht allein von fachlichen Qualifikationen ab. Sondern insbesondere von der zwischenmenschlichen Chemie zwischen Assistenz und Führungskraft. Wenn dieser Aspekt vernachlässigt wird, kann selbst die kompetenteste Assistenz nicht die bestmögliche Unterstützung leisten.

Transparente Kommunikation von Anfang an

Führungskräfte sollten ihre Erwartungen, Arbeitsweise und persönlichen Herausforderungen frühzeitig kommunizieren. Welche Eigenschaften und Kompetenzen sind entscheidend? Welche Herausforderungen bestehen im Alltag? Welche Arbeitsweise passt am besten zur Führungskraft? Eine ehrliche Reflexion und Kommunikation dieser Punkte legt den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ein detailliertes Stellenprofil als Basis

Um die richtige Assistenz zu finden, ist ein präzise ausgearbeitetes Stellenprofil essenziell. Dieses sollte nicht nur fachliche Anforderungen, sondern auch persönliche Anforderungen und bevorzugte Arbeitsweisen der Führungskraft widerspiegeln. Die enge Abstimmung zwischen Personalvermittlern und Unternehmen sorgt dafür, dass bereits im Auswahlprozess auf das persönliche Matching geachtet wird.

➡ Weiterführender Artikel: Erfahrung schlägt Studium: Warum Praxis in der Assistenz zählt

Wertschätzung und Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Die Assistenz ist eine der wichtigsten Vertrauenspersonen einer Führungskraft. Wertschätzung und Respekt sind essenziell, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Führungskräfte, die ihre Assistenz in Entscheidungen einbeziehen und eine offene Kommunikation pflegen, profitieren von einer loyalen und proaktiven Unterstützung.

HR als Partner, nicht als Hürde

Die Rolle der HR-Abteilung sollte im Assistenz-Recruiting als Sparringspartner verstanden werden. Ein enger Austausch zwischen HR, Personalvermittlern und Führungskräften erleichtert den Prozess und sorgt für ein effizientes Recruiting. Starre Prozesse oder eine zu starke Zentralisierung können den Erfolg des Rekrutierungsprozesses behindern.

Transparenz im Recruiting-Prozess

Ein klar strukturierter und transparenter Auswahlprozess stärkt das Vertrauen und erhöht die Chance auf die ideale Besetzung. Führungskräfte und HR sollten frühzeitig klären:

• Wie viele Interviewrunden wird es geben?

• Welche Personen nehmen an den Gesprächen teil?

• Wie sieht der zeitliche Ablauf aus?

Diese Offenheit schafft Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass hochqualifizierte Kandidaten den Prozess erfolgreich durchlaufen.

Interne Interviewer richtig vorbereiten

In vielen Unternehmen werden bestehende Assistenzkollegen in den Auswahlprozess involviert. Damit dies konstruktiv gelingt, sollten sie ein klares Briefing oder ein kurzes Training erhalten. Um gezielt auf relevante Aspekte zu achten und die Unternehmenskultur authentisch zu vertreten.

Strategie im Assistenz-Recruiting zahlt sich aus. 

Die richtige Assistenz kann eine Führungskraft erheblich entlasten und zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Entscheidend ist dabei nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern vor allem die zwischenmenschliche Passung.

Unternehmen, die den Auswahlprozess strategisch gestalten, die Führungskraft aktiv einbinden und Transparenz gewährleisten, sichern sich die besten Talente. Und legen so den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Assistenz-Recruiting

Warum sollte die Führungskraft aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden werden?
Die Führungskraft kennt ihre eigenen Anforderungen, Herausforderungen und Arbeitsweise am besten. Durch direkten Austausch mit den Kandidaten kann sie nicht nur Qualifikationen prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die Chemie stimmt. Ein entscheidender Faktor für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Welche Rolle spielt HR im Assistenz-Recruiting?
HR sollte als unterstützender Partner agieren, nicht als zwischengeschaltete Instanz. Ein flexibler, gut abgestimmter Prozess mit klaren Zuständigkeiten zwischen HR, Führungskraft und Personalvermittlern führt zu effizienteren Entscheidungen.

Wie wichtig ist das persönliche Matching zwischen Führungskraft und Assistenz?
Extrem wichtig. Selbst die kompetenteste Assistenz kann nicht erfolgreich sein, wenn die Zusammenarbeit auf zwischenmenschlicher Ebene nicht funktioniert. Eine Assistenz muss zur Führungskraft passen – in Arbeitsstil, Erwartungen und Kommunikationsweise.

Welche Fehler sollten Unternehmen beim Assistenz-Recruiting vermeiden?

• Unklare Stellenprofile ohne Abstimmung mit der Führungskraft.

• Zu viele Interviewrunden, die den Prozess unnötig verzögern.

• Ausschließlich HR-geführte Auswahlprozesse ohne direkte Einbindung der Führungskraft.

• Fehlende Wertschätzung gegenüber KandidatInnen, z. B. durch intransparente Prozesse oder mangelndes Feedback.

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