Persönliche Assistenz / Executive Assistant (m/w/d)
Berlin / Teilzeit / hybrid
Vertrauensvolle Begleitung eines Unternehmers
- 20260607
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Wir besetzen diese Position für einen sehr erfahrenen Tech-Unternehmer und Angel Investor, der aktuell ein neues, schlankes und hochautomatisiertes KI-Unternehmen im Finanzbereich aufbaut. Die Struktur ist bewusst klein gehalten, Entscheidungen werden schnell getroffen und die Zusammenarbeit erfolgt auf Augenhöhe. Als Persönliche Assistenz / Executive Assistant wirst du seine langfristige rechte Hand für Organisation und Alltag in einem vertrauensvollen, privaten Umfeld. Du baust die Assistenzfunktion auf einer sprichwörtlichen grünen Wiese auf, gestaltest Strukturen mit und hilfst, aus vielen Ideen konkrete, umsetzbare Schritte zu machen. Je nach Phase liegt der Schwerpunkt deiner Arbeit bei geschäftlichen Themen; private Themen können jedoch phasenweise bis zu rund der Hälfte deiner Aufgaben ausmachen. Wenn du Freude daran hast, einen kreativen Gründer mit vielen Inspirationen durch Struktur, Klarheit und Verlässlichkeit zu ergänzen, bietet dir diese Rolle ein außergewöhnlich vertrauensvolles und vielseitiges Umfeld.
Enge Zusammenarbeit mit dem Gründer
Auf Basis von 30 Wochenstunden zwischen 60.000 € und 75.000 € p.a., je nach Erfahrung und Profil
Berlin
Benefits
- Enge, persönliche Zusammenarbeit und direkter Austausch mit einem sehr erfahrenen Gründer und Angel Investor
- Aufbau und Gestaltung einer neuen Assistenzfunktion auf der sprichwörtlichen grünen Wiese – mit viel Raum, Strukturen und Abläufe selbst mitzuentwickeln
- Verantwortung für ein breites, abwechslungsreiches Aufgabenspektrum an der Schnittstelle von Business, Organisation und ausgewählten privaten Themen
- Moderne Arbeitsweise mit hoher Remote-Flexibilität und regelmäßigen gemeinsamen Arbeitstagen im Berliner Büro (Berlin als Wohnsitz ist Voraussetzung, da viele Aufgaben vor Ort zu erledigen sind)
- Direkte Einblicke in ein KI-basiertes Geschäftsmodell im Finanzbereich sowie in eine Beteiligungsholding mit verschiedenen Investments
- Langfristig angelegte Zusammenarbeit in einem sehr stabilen, auf Vertrauen, Offenheit und Diskretion basierenden Umfeld
- Einstieg mit 30 Wochenstunden und der Option, den Umfang bei Bedarf perspektivisch auszubauen
Tasks
- Persönliche Unterstützung des Gründers im beruflichen Alltag (Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung, Priorisierung von Themen und To-dos) sowie an ausgewählten Schnittstellen zum privaten Umfeld
- Vorbereitung, Nachbereitung und strukturierte Dokumentation von Meetings inklusive Nachhalten der vereinbarten Maßnahmen
- Organisation und Betreuung des künftigen Büros in Berlin (voraussichtlich ein Coworking Space), inkl. Koordination von Infrastruktur, Posteingang und relevanten Dienstleistern
- Unterstützung bei geschäftlichen Themen rund um das KI-Unternehmen im Finanzbereich, z.B. durch Koordination von Unterlagen, Abstimmungen mit externen Partnern und gezielte Recherchen
- Mitarbeit bei Aufgaben der Beteiligungsholding und Business-Angel-Investments (Dokumentenmanagement, Vorbereitung von Notarterminen, Übersicht über Beteiligungen etc.)
- Unterstützung einer kleinen, jungen Familie bei der Organisation von Abläufen und Terminen
- Koordination und Steuerung privater Dienstleister (z.B. Handwerker, Haushalt, Garten, weitere Services)
- Begleitung von Immobilienthemen (z.B. Abstimmungen mit Dienstleistern, Unterlagen- und Zeitplanmanagement, Rechnungsbearbeitung)
- Organisation ausgesuchter privater Termine und kleinerer Events
- Strukturierung und Überblick über relevante Familienabläufe, To-dos und Fristen
- Eigenständige Steuerung kleinerer bis mittlerer Projekte von der Idee bis zur Umsetzung – sowohl im geschäftlichen als auch im angrenzenden privaten Kontext des Unternehmers
- Vorausschauendes Management von Fristen, Verpflichtungen und Entscheidungsbedarfen, inklusive Priorisierung und Erinnerung an kritische Punkte
- Sparringspartner:in auf Augenhöhe für strategische und organisatorische Fragestellungen mit der Fähigkeit, auch kritisch-konstruktives Feedback zu geben
Profile
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Executive Assistant in einer vergleichbaren, sehr verantwortungsvollen Schnittstellenfunktion zwischen Business und privatem Umfeld/Familie
- Souveräner Umgang mit komplexen, sich parallel bewegenden Themenfeldern und die Fähigkeit, daraus klare Strukturen und Prioritäten abzuleiten – auch wenn der Aufgabenbereich noch nicht in allen Details final definiert ist
- Du arbeitest gern mit digitalen Tools und nutzt auch KI-Tools bereits in deinem Alltag. Vor allem aber hast du Lust, dich hier einzuarbeiten, weiterzuentwickeln und Neues auszuprobieren; dazu die Bereitschaft, dich schnell in neue Themen (z. B. Finanzmärkte auf Management-Level) einzuarbeiten
- Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, Dinge zu Ende zu bringen, gerade auch die Themen, die sonst liegen bleiben sowie Strukturen auf- und auszubauen
- Ausgeprägte Selbstorganisation, vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in Phasen geringerer Auslastung sinnvoll Schwerpunkte zu setzen und Themen verantwortungsbewusst voranzutreiben
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professionelles, authentisches Auftreten gepaart mit einem verbindlichen Wesen, absolut zuverlässiger und loyaler Arbeitsweise und einer Prise Humor
- Persönliche Reife, hohe Belastbarkeit und emotionale Stabilität; du stehst gefestigt im Leben und kannst auch mit Unschärfen und wechselnden Rahmenbedingungen souverän umgehen
- Höchstes Maß an Vertrauen, Integrität und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Informationen
- Idealerweise mit festem Wohnsitz in Berlin und der Bereitschaft, regelmäßig in Berlin vor Ort zu sein
good to know
Dich erwartet ein sehr persönliches, vertrauensvolles Arbeitsverhältnis mit einem Gründer, der Offenheit, Ehrlichkeit und Zusammenarbeit auf Augenhöhe ausdrücklich schätzt. Die Assistenzfunktion ist neu und bietet dir die Möglichkeit, Abläufe und Schwerpunkte gemeinsam zu definieren und weiterzuentwickeln. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Phasen intensiver Abstimmung und gemeinsamer Arbeit, gefolgt von ruhigeren Phasen, in denen der Fokus des Gründers auf neuen Ideen und Konzepten liegt – diese Wellenbewegung ist Teil des Modells und braucht jemanden, der damit souverän umgehen kann. Ein hohes Maß an Vertrauen, Verlässlichkeit und Diskretion sowie einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung bilden die Grundlage, um sowohl geschäftliche als auch ausgewählte private Themen – etwa rund um Dienstleister, Eigenheim, Immobilienthemen, Events und Familienorganisation – gut zu begleiten.
Die Einarbeitung erfolgt eng durch den Gründer und sein familiäres Umfeld, mit der klaren Perspektive auf eine langfristige, stabile Zusammenarbeit. Wenn du Freude an Gestaltung, an persönlicher Nähe im beruflichen Kontext und an einem dynamischen, zugleich wertschätzenden Umfeld hast, findest du hier einen Rahmen, in dem du dich fachlich wie persönlich weiterentwickeln kannst.
Im Rahmen des Auswahlprozesses wirst du alle relevanten Stakeholder persönlich kennenlernen; dazu gehört auch die Teilnahme an persönlichen und fachlichen Tests.
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