Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Rückhalt, Struktur und Weitblick an der Seite der Geschäftsführung
in einem modernen Markenunternehmen
Köln / Vollzeit (bevorzugt) / Hybrid
- 20260606
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Unser Auftraggeber ist die FOND OF GmbH in Köln – ein etabliertes, wachstumsstarkes Markenunternehmen im Bereich Kinder- und Familienprodukte, das nachhaltige Qualitätsmarken entwickelt und vertreibt. Das Unternehmen ist mittelständisch geprägt, mit Wurzeln im Start-up-Umfeld und steht für ein menschlich intaktes Arbeitsklima. Die dreiköpfige Geschäftsführung arbeitet durchaus unterschiedlich, aber ausgesprochen eingespielt und vertrauensvoll zusammen. In dieser Rolle bist du eng an der Unternehmensspitze angebunden, schaffst Struktur in einem dynamischen Umfeld und hältst den Entscheidern den Rücken frei. Deine Unterstützung ist wesentlich dafür, dass strategische Entscheidungen konsequent umgesetzt und operative Themen zuverlässig vorangetrieben werden.
Rund 200 Mitarbeitende vor Ort am Standort
Die FOND OF GmbH orientiert sich an klar formulierten Werten, die den Arbeitsalltag prägen: „PLAYFUL PERFORMANCE“ (Leistung mit Freude und Spielfreude), „PARTICIPATING IS QUEEN“ (Mitgestaltung und Teamplay), „come as you are“ (Authentizität), „PART OF SOMETHING BIGGER“ (Verantwortung für das große Ganze) und „OPEN MIND, OPEN HEART, OPEN WILL“ (Offenheit für Neues und unterschiedliche Perspektiven).
Gehaltsrahmen ca. 65.000€ – 75.000€ p. a.
abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation
Köln, Ehrenfeld
Benefits
- Modernes, inspirierendes Arbeitsumfeld im Büro „The Ship“ in Köln-Ehrenfeld
- Familienfreundliches Setting mit firmeneigener KITA im Haus
- Großraumbüro in kollegialer Atmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
- Eigenes Fitnessstudio und Angebote wie Yoga direkt vor Ort
- Hybrides Arbeiten mit ca. 2 Tagen Homeoffice pro Woche
- Nachhaltig ausgerichtetes Unternehmen mit marktführenden Marken im DACH-Raum
- Langfristig angelegte Position mit dem Wunsch nach stabiler und langfristiger Zusammenarbeit mit 3 GeschäftsführerInnen, die sehr operativ und vertrauensvoll zusammenarbeiten
- Bevorzugt in Vollzeit – Teilzeit ab ca. 80% möglich
Tasks
- Umfassende Unterstützung der gesamten dreiköpfigen Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement für alle drei GeschäftsführerInnen – inklusive Koordination komplexer, paralleler Terminlagen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
- Vor- und Nachbereitung sowie inhaltliche Unterstützung von Meetings: Agenda-Erstellung, Unterlagenzusammenstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
- Priorisierung und Steuerung eingehender Anfragen – du entwickelst einen „Sense of Urgency“ und koordinierst eine Vielzahl parallel laufender Prozesse
- Verantwortung für die interne und externe Korrespondenz der Geschäftsführung in Deutsch und Englisch
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten – strukturiert, übersichtlich und adressatengerecht
- Übernahme eigener Projekte und Sonderaufgaben von der Idee bis zur Umsetzung
- Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Abläufen und Strukturen sowie aktive Mitgestaltung effizienter Prozesse
- Begleitung bereichsübergreifender Initiativen und Nachhalten von Timelines, Ergebnissen und To-dos
- Unterstützung bei der Nachverfolgung strategischer Entscheidungen – du sorgst dafür, dass aus Beschlüssen konkrete Taten werden
- Schnittstelle und verlässliche Ansprechperson für Banken, Investoren, ggf. Gremien sowie externe PartnerInnen wie Berater und Agenturen
Profile
- Mehrjährige Erfahrung (mindestens 5 Jahre) als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren, eng angebundenen Rolle auf Management-Ebene
- Idealerweise Erfahrung aus einem sehr dynamischen und vielschichtigen Unternehmensumfeld und im Umgang mit Geschäftsführungen, Banken und Investoren
- Du fühlst dich wohl in intensiven Phasen: Ein volles Jahr mit vielen parallelen Themen, wichtigen Entscheidungen und zusätzlichem Abstimmungsbedarf mit verschiedenen Stakeholdern siehst du eher als spannende Aufgabe, denn als Belastung
- Ausgeprägtes unternehmerisches Mindset und Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
- Sehr strukturierte, proaktive und detailgenaue Arbeitsweise – du erkennst, was gebraucht wird, bevor es ausgesprochen wird
- Stärke im Priorisieren und Navigieren in einem schnellen, sich verändernden Umfeld
- Hohe Eigeninitiative – du gestaltest mit, statt nur zu verwalten
- Souveräne Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen, professionelles und zugleich authentisches Auftreten
- Offen, ehrlich, wenig politisch, bodenständig und integer – du baust Vertrauen auf und pflegst Beziehungen auf Augenhöhe
- Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit mit einem jungen, kreativen Team
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools
- Idealerweise kommst du aus Köln oder der näheren Umgebung
good to know
Dich erwartet ein ausgesprochen kollegiales und zugleich professionelles Umfeld, in dem Wertschätzung, Offenheit und ein respektvoller Umgang tatsächlich gelebt werden. Die Geschäftsführung ist in ihrer Zusammensetzung unterschiedlich, arbeitet aber seit Jahren vertrauensvoll und stabil zusammen. Du wirst als wichtiger Sparringspartner auf Augenhöhe gesehen. Das Umfeld ist sehr dynamisch mit vielen parallel laufenden Themen. Das sollte dich idealerweise beflügeln und bietet dir die Möglichkeit, wirklich pro-aktiv und gestaltend mitzuarbeiten. Dafür sind Flexibilität, Belastbarkeit, Loyalität und Eigeninitiative besonders gefragt. Durch die familienfreundliche Ausrichtung, flexible Arbeitsmöglichkeiten inklusive Homeoffice sowie Angeboten wie KITA, Fitnessstudio und Yoga bleiben trotz hoher inhaltlicher Anforderungen auch Ausgleich und Vereinbarkeit nicht auf der Strecke.
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