Executive Assistant to the Managing Director Germany (w/m/d)
Eng positionierte Executive-Assistenzfunktion des Managing Director Germany mit hoher Vertrauens-, Steuerungs- und Sparringsverantwortung
München / Vollzeit / Präsenz mit flexiblem Remote-Anteil / innereuropäische Reisebereitschaft
- 20260501
#münchenjobs #executiveassistant #managingdirector #defencetech #missiondriven # airdefence
Unser Auftraggeber, Cambridge Aerospace, ist ein europäisches Defence-Tech-Unternehmen, das hochmoderne Luftverteidigungssysteme zum Schutz der Zivilbevölkerung und kritischer Infrastruktur in Krisenregionen entwickelt. Das Unternehmen wächst stark und baut seine Präsenz in Deutschland weiter aus. Mit einem klar mission-driven Auftrag und direkter Nähe zu sicherheits- und verteidigungspolitisch relevanten Themen.
In dieser Rolle als Executive Assistant to the Managing Director Germany (w/m/d) bist du die operative rechte Hand des Managing Directors der deutschen Einheit. Du übernimmst die Verantwortung dafür, dass seine Termine, Reisen und Informationsflüsse so professionell organisiert und priorisiert sind, dass er sich auf strategische Themen und hochrangige Stakeholder konzentrieren kann. Viele seiner Termine finden mit Persönlichkeiten aus Regierungs- und Militärumfeld oder auf international sichtbaren Bühnen statt, du sorgst dafür, dass sie optimal vorbereitet, geplant und nachgehalten werden. In diesem Rahmen arbeitest du auch eng mit zwei weiteren Leadership-Kollegen am Standort München zusammen, insbesondere bei der Koordination gemeinsamer Termine, Reisen und zentraler Themen.
ca. 200 Mitarbeitende weltweit in einem dynamischen Wachstumsumfeld
Gehaltsrahmen zwischen €70.000 – €80.000 p. a., abhängig von Erfahrung und Passung
München, Büro am Westpark (repräsentative, mehrfach designprämierte Fläche)
Mehr zum Unternehmen: https://www.cambridgeaerospace.com/
Benefits
- Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Leadership-Team in einem sicherheitsrelevanten Technologieumfeld
- Hoher Gestaltungsspielraum beim Aufbau und der Weiterentwicklung der Office- und Organisationsstrukturen am Standort München
- Verantwortung für zentrale Organisations- und Koordinationsthemen – von Executive Support und Travel-Management bis zu Office- und Eventorganisation
- Kultur mit Exzellenzanspruch, Pragmatismus und starkem Teamzusammenhalt
- Direkte Einblicke in die strategische Entwicklung eines stark wachsenden Defence-Tech-Start-ups – in einer Schlüsselfunktion, in der du als vollwertiges Mitglied des Leadership-Teams auf Augenhöhe und mit hoher Wertschätzung zusammenarbeitest.
- Überwiegend präsenzbasierte Rolle im Münchner Büro; Homeoffice ist punktuell und in Abstimmung mit den Business Needs möglich
- Moderner Arbeitsplatz im Münchner Westpark mit sehr guter ÖPNV-Anbindung, Design-Awards und täglichem Team-Lunch als festem Kultur-Element
- Attraktives Vergütungspaket inkl. möglicher Beteiligung / Stock Options mit relevantem Upside-Potenzial
- 30 Tage Urlaub, Deutschlandticket, Firmenfitness (z. B. Wellpass), Zuschüsse zu Mittagessen und betrieblicher Altersvorsorge
- Hund im Büro nach Absprache möglich
Tasks
- Du übernimmst für den Managing Director Germany die zentrale Steuerung seines operativen Tagesgeschäfts – insbesondere Kalender- und Terminmanagement, Priorisierung von Anfragen sowie das strukturierte Nachhalten von Entscheidungen und To-dos.
- Du fungierst als professionelles Gatekeeping für seinen Arbeitsalltag: Du filterst, bündelst und priorisierst Anfragen, schlägst sinnvolle Alternativen vor und stellst sicher, dass sich seine Zeit auf die wichtigsten Themen und Stakeholder konzentriert.
- Du planst und organisierst internationale und interkontinentale Reisen – einschließlich komplexer Routen, Einladungen, Sicherheits- und Zugangsanforderungen sowie der notwendigen Unterlagen – und sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach den Reisen.
- Du bereitest Meetings und Termine mit hochrangigen Persönlichkeiten aus Politik, Militär und Wirtschaft professionell vor, dokumentierst Ergebnisse und stellst sicher, dass Folgeaufgaben klar definiert und nachverfolgt werden.
- Du arbeitest eng mit zwei weiteren Leadership-Kollegen am Standort München zusammen und koordinierst gemeinsame Termine, Reisen und funktionsübergreifende Abstimmungen.
- Du übernimmst vorbereitende administrative Aufgaben (z. B. Vorarbeiten für Finance, Belegmanagement) und koordinierst Themen mit internationalen Standorten – inklusive Abstimmung bei Versand- und Zollthemen mit Dienstleistern und Behörden.
- Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Events und Konferenzauftritten (z. B. Messestände, Panels, internationale Fachkonferenzen) und stellst sicher, dass der Managing Director inhaltlich und organisatorisch bestmöglich auftritt.
- Du sorgst dafür, dass organisatorische Themen am Standort München zuverlässig laufen (z. B. Bestellungen, Koordination von Dienstleistern, Team-Lunches, kleinere Office-Events) und trägst zu einer professionellen, zugleich kollegialen Arbeitsumgebung bei.
- Du agierst als inhaltlich-organisatorische Sparringspartner:in für den Managing Director: Du hinterfragst Prioritäten, schlägst effizientere Abläufe vor und hilfst, Strukturen im schnell wachsenden Umfeld pragmatisch weiterzuentwickeln.
Profile
- Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Teamassistenz oder Office Manager:in in einem dynamischen Umfeld mit – z. B. in einem Start-up/Scale-up, einer schnell wachsenden Tech-Firma oder einer Beratung mit hoher Taktung.
- Du hast nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer, internationaler Reisen mit mehreren Stationen; Erfahrung in sicherheitsrelevanten, politischen oder militärnahen Kontexten ist ein Plus, aber kein Muss.
- Du bringst Bereitschaft mit, den Managing Director Germany auf ausgewählten Reisen – insbesondere innerhalb Europas – zu begleiten und vor Ort Abläufe, Termine und Stakeholder-Treffen mit vorzubereiten.
- Du organisierst souverän Kalender und Prioritäten in Umfeldern, in denen sich Pläne auch kurzfristig ändern – und behältst dabei Ruhe und Überblick.
- Du bist sehr sicher in administrativen Tätigkeiten (z. B. vorbereitende Buchhaltung, Belege, einfache Finance-Vorarbeiten) und arbeitest routiniert mit digitalen Tools.
- Du verfügst über Deutsch auf Muttersprachniveau, inkl. sicherer Höflichkeitsformen und Souveränität im Umgang mit hochrangigen Stakeholdern; sehr gutes Englisch bringst du für die internationale Zusammenarbeit selbstverständlich mit.
- Du trittst professionell, repräsentativ und zugleich zugänglich auf und kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, verbindlich und adressatengerecht.
- Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich – du weißt, wie sensibel Informationen im sicherheitsrelevanten und politischen Umfeld sind und gehst damit entsprechend diskret um.
- Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und strukturierend, fühlst dich in hochdynamischen, teilweise noch ungeordneten Set-ups wohl und verstehst Organisation und Struktur als strategische Hebel für Wirkung.
- Du hast „Rückgrat“: Du kannst freundlich, aber klar priorisieren, Pushback geben und Alternativen vorschlagen, wenn es für das große Ganze sinnvoll ist.
- Du hast Freude an Präsenz im Büro, am Aufbau von Kultur und am sozialen Miteinander im Team – von gemeinschaftlichen Lunches bis zu kleineren Office-Events.
- Du kannst dich mit der Mission eines sicherheits- und verteidigungspolitischen Umfelds identifizieren und siehst Purpose darin, an Technologien zum Schutz von Zivilbevölkerung mitzuwirken.
good to know
Dich erwartet ein anspruchsvolles, gleichzeitig sehr kollegiales Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung und enger Zusammenarbeit mit einem internationalen, überwiegend technisch geprägten Team. Strukturen sind im Aufbau, Prozesse werden intelligent skaliert – dein Beitrag zu Organisation, Klarheit und Verlässlichkeit ist sichtbar spürbar.
Die Zusammenarbeit ist geprägt von Professionalität, Pragmatismus und einem hohen inhaltlichen Anspruch; Feedback wird offen gegeben, Entwicklung aktiv gefördert. In dieser Rolle wirkst du nicht im Hintergrund, sondern bist integraler Bestandteil der Steuerungsebene am Standort München – mit der Möglichkeit, den Office-Hub mitzugestalten, Arbeitsweisen zu professionalisieren und das Wachstum des Unternehmens aktiv zu begleiten.
Wenn du dich in dynamischen Umfeldern wohlfühlst, Spaß daran hast, Dinge „zum Laufen“ zu bringen, und Organisation als strategische Disziplin verstehst, findest du hier einen langfristigen Wirkungsrahmen – mit echter Nähe zu Entscheidungen, starkem Purpose und viel Raum, die Rolle mitzugestalten.
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