Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)

Breites Aufgabenfeld in familiärem Team

Dortmund / Vollzeit (80%+) / vor Ort mit hybridem Anteil

20240406
6. Mai 2024

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Unser Klient ist eine im Familienbesitz befindliche Holding, welche sich auf Beteiligungen an mittelständischen Unternehmen in verschiedenen Branchen fokussiert. Das Unternehmen wurde 2010 von drei Brüdern gegründet und hat sich sehr erfolgreich entwickelt. Heute gehören dem Beteiligungsportfolio über 20 Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitenden an. Die Beteiligungen stammen aus den Bereichen Dienstleistungen, Gebrauchsgüter, Industrie, Immobilien sowie IT.

Die Holding besteht aus einem 6-köpfigen Team und berichtet direkt an die Gesellschafter. Der Sitz ist Dortmund. Zur Verstärkung des familiären Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsleitung.

6 KollegInnen inkl. Geschäftsführung, die vertrauensvoll auf Augenhöhe zusammenarbeiten

Das Gehalt richtet sich nach Berufserfahrung und Vorkenntnissen

Dortmund

Benefits

Kleines, feines, dynamisches Team mit einer familiären Arbeitsatmosphäre
Aktiver und langfristig ausgerichteter Gesellschafter mit Handschlag-Mentalität
Spannendes Arbeitsumfeld durch die vielfältigen Beteiligungen und laufend wechselnde Aufgaben
Sie können eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung übernehmen
Offene und transparente Kommunikation ohne Hierarchien
Attraktives Gehalt, ein modernes Büro mit allen Annehmlichkeiten, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobile Working

Tasks

Sie verstehen sich als wichtiger Baustein für den Teamerfolg, in dem Sie die Geschäftsführung und KollegInnem bei organisatorischen Themen unterstützen
Sie fühlen sich wohl als kommunikative Schnittstelle für die Gesellschaft zu den Gesellschaftern, Banken, Dienstleistern, Behörden und unseren Beteiligungen, unabhängig davon ob persönlich, am Telefon, per Mail oder in sonstiger Korrespondenz
Sie koordinieren die Termine effizient mit unterschiedlichsten Teilnehmerkreisen und haben Freude an der Betreuung von Business Partnern und Gästen
Sie erstellen Präsentationen nach Vorlage oder nach einfachem Briefing
Sie redigieren zuverlässig Korrespondenz und Präsentation der Geschäftsführung und haben dabei keine Scheu vor rechtlichen Texten oder Zahlen
Sie finden sich schnell in die Zusammenhänge in der Unternehmensgruppe und den anstehenden Projekten ein und unterstützen die Sicherung der Qualität und das Einhalten von Terminen
Sie unterstützen die KollegenInnen bei übergreifenden Themen
Sie übernehmen Verantwortung in der allgemeinen Büroorganisation, sei es in der Materialbeschaffung, der Organisation von Handwerkern oder sonstigen Schnittstellen zu externen Dienstleistern
Sie haben Spaß daran weitere Aufgaben oder Projekte zu übernehmen, wie die Koordination und Organisation des gruppenweiten Talentmanagements, der Wissensaustausch-Plattform, der Weiterentwicklung des Inter- /Intranet-Auftritts oder des Employer Brandings

Profile

Neben einer abgeschlossenen Berufsausbildung haben Sie mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Büromanagement, Personaladministration, Veranstaltungsorganisation
Sie überzeugen durch ein sympathisches und selbstbewusstes Auftreten
Ihnen ist Integrität, Loyalität und Zuverlässigkeit so wichtig wie den Gesellschaftern selbst
Sie sind sehr gut organisiert und strukturiert und schätzen die eigenständige Arbeit genauso wie gute Teamarbeit.
Sie sprechen fließend Deutsch, beherrschen Englisch korrespondenzsicher.
Sie haben ein kaufmännisches Grundverständnis und sehr gute Kenntnisse in den MS Office Programmen und trauen sich zu auch weitere IT-Tools einzusetzen
Von Vorteil wären Kenntnisse in der Personalentwicklung oder dem Talentmanagement

good to know

Wir suchen eine/n souveräne/n Allrounder mit Erfahrung und souverän im Umgang mit Dokumentenmanagement, Organisation und Administration. Der Arbeitgeber möchte eine zuverlässige Säule im Back Office langfristig aufbauen und die Position gerne auch durch HR-Aufgaben (Aufbau eines Talent Pools und Organisation von Experten Workshops) anreichern. Hierzu bedarf es Erfahrung, detailgenaues Arbeiten und einem hohen Maß an Loyalität. Eine sichere, vielschichtige Position in einem wertschätzenden Umfeld.

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