KathrinWood

Executive Assistant to the CEO (w/m/d)

in dynamischem Start-up & Scale up in der IT-Branche

München / Vollzeit / hybrid

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Für unseren Mandanten, den CEO zweier wachstumsstarker Unternehmen (ein Scale-Up und ein Start-Up), suchen wir dich als ambitionierte und proaktive Executive Assistant (EA). In dieser Rolle unterstützt du den CEO direkt und trägst maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Die Unternehmen befinden sich in einer schnellen Transformation und haben ambitionierte Wachstumsziele.

Der CEO ist gleichzeitig der Co-Founder beider Unternehmen und hat einen hohen Anspruch nicht nur an die organisatorische, sondern auch strategische, inhaltliche und konzeptionelle Unterstützung durch seine Assistenz. Das Umfeld ist bodenständig, die KollegInnen sind “Techies” und sehr international.

2 Bürostandorte – benachbart

Rund 20 IT-KollegInnen

Gehaltsrahmen zwischen €70.000 und €80.000 p. a. je nach Erfahrung

München Leuchtenbergring

Benefits

  • Hoch dynamisches, bodenständiges Umfeld und Kollegium
  • Sehr spannende und abwechslungsreiche Aufgaben
  • Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
  • Große Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten

Tasks

  • Proaktive Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft
  • Effektives Zeitmanagement und Priorisierung von Aufgaben
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Agenda und Protokollen
  • Überwachung und Optimierung der Kommunikationskanäle
  • Unterstützung bei der Organisationsentwicklung und Delegation von Aufgaben
  • Netzwerken und Fortbildung, um Best Practices zu implementieren
  • Repräsentation des Unternehmens nach innen und außen

 

Profile

  • Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent
  • Hohe Eigeninitiative und unternehmerisches Denken
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
  • Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationstools
  • Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld

arbeitsweise

Selbstverständnis vom Job: Du verstehst die Definition und Erfolgsfaktoren des EA-Jobs und adaptierst Ideen zur Verbesserung.

Fortbildung und Netzwerken: Du bildest dich kontinuierlich weiter und tauscht Erfahrungen mit anderen EAs aus.

Proaktivität und Durchsetzungsstärke: Du bringst ständige Optimierungsvorschläge ein und lässt dich von Rückschlägen nicht verunsichern.

Prioritäten im Auge: Du setzt Tools wie Pareto-Prinzip und Eisenhower-Matrix zur Priorisierung ein.

Zeitmanagement und Meetings: Du planst und bereitest Meetings effektiv vor und nach, und führst die Timeboxing-Methode ein.

Aufgaben und Delegation: Du filterst organisatorische Aufgaben und delegierst sie sinnvoll.

Kommunikation und Mails: Du überwachst die Postfächer und reduzierst die Kommunikationskanäle auf das Nötigste.

Professionelle Außendarstellung: Du gewährleistest eine einheitliche und positive Repräsentation des Unternehmens.

Challenge

Wenn du eine höchst proaktive, selbstständige und unternehmerisch denkende Person bist, passt Du zu der Aufgabe. Wenn Du in einem multikulturellen Umfeld arbeiten möchtest, wirst Du Dich wohl fühlen. Wenn Du dann noch Herausforderungen liebst, ist das Dein Job!

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