Fühlst du dich manchmal unterschätzt, obwohl du täglich einen enormen Beitrag leistest?

Als Executive Assistant bist du der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens. Aber wie kannst du beweisen, wie viel du wirklich leistest? Führungskräfte denken in Zahlen. Mit den richtigen Key Performance Indicators (KPIs) machst du deinen Einfluss sichtbar und stärkst deine Position. Sei es für Gehaltsverhandlungen, Jahresgespräche oder deine Karriereentwicklung.

Mit klar definierten Key Performance Indicators (KPIs) zum Ziel.

Gerade in Gehaltsverhandlungen, Jahresgesprächen oder bei einem Jobwechsel ist es entscheidend, den eigenen Mehrwert messbar zu belegen. Führungskräfte denken in Zahlen – also solltest du das auch tun.

Warum sind KPIs für Executive Assistants entscheidend?

Viele Assistenzen leisten täglich unglaublich wertvolle Arbeit, doch oft bleibt dieser Beitrag unsichtbar. Während andere Abteilungen durch klare Kennzahlen ihre Leistung zeigen können, ist das bei der Assistenzrolle nicht so einfach.

KPIs helfen dir dabei

• deinen Einfluss sichtbar zu machen – Dein Executive versteht genau, welchen Beitrag du zum Erfolg leistest,
• Gehaltsverhandlungen selbstbewusst zu führen – Zahlen sprechen eine klare Sprache und
• deine eigene Entwicklung zu steuern – Du erkennst, in welchen Bereichen du dich verbessern kannst.

Mit den richtigen KPIs kannst du deine Arbeit nicht nur besser präsentieren, sondern auch gezielt optimieren.

Die wichtigsten KPIs für Executive Assistants

Diese KPIs helfen dir, deine Leistung messbar zu machen und deine Position strategisch zu stärken.

1. Zeit- & Produktivitätsmanagement

• Kalenderoptimierung: Wie effizient organisierst du Meetings, um Zeit für strategische Themen zu schaffen?
• E-Mail-Management: Wie viele Nachrichten bearbeitest, priorisierst oder delegierst du täglich?
• Zeiteinsparung für den Executive: Wie viele Stunden pro Woche sparst du durch Automatisierung & smarte Planung?

2. Kommunikation & Zusammenarbeit

• Meeting-Vorbereitung: Wie oft lieferst du Agenden, Präsentationen & Briefings für effektive Meetings?
• Follow-up-Management: Wie viele To-Dos verfolgst du bis zur Erledigung?
• Stakeholder-Kommunikation: Wie schnell reagierst du auf Anfragen interner & externer Partner?

3. Reise- & Ausgabenmanagement

• Effizienz der Reisebuchung: Wie schnell & kosteneffizient organisierst du Geschäftsreisen?
• Budgetkontrolle: Wie viele Einsparungen hast du durch optimierte Reisebuchungen erzielt?
• Spesenabrechnung: Wie zügig & akkurat bearbeitest du Reisekostenabrechnungen?

4. Strategische Unterstützung

• Projektmanagement-Erfolg: Welche Projekte hast du gesteuert & erfolgreich abgeschlossen?

• Prozessoptimierung: Welche neuen Workflows hast du eingeführt, um die Effizienz zu steigern?

• Zeitverteilung: Wie viel mehr strategische Zeit hat dein Executive durch deine Unterstützung?

5. Beziehungsmanagement & Networking

• Netzwerkerweiterung: Welche wertvollen Kontakte hast du für dein Unternehmen vertieft?

• Markenpräsenz: Hast du Speaker-Engagements oder Events für deinen Executive organisiert?

• Krisenmanagement: Wie schnell & effizient hast du dringende Probleme gelöst?

6. Nutzung von Technologie & Automatisierung

• Einsatz von KI & Automatisierung: Welche Tools hast du implementiert, um repetitive Aufgaben zu reduzieren?

• Digitales Workflow-Management: Wie viele Prozesse hast du digitalisiert & optimiert?

• Weiterbildung & Upskilling: Wie viele Stunden hast du in neue Technologien investiert

7. Sicherheit & Compliance

• Datenschutz & Compliance: Wie stellst du sicher, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben?

• Risikomanagement: Wie viele proaktive Maßnahmen hast du ergriffen, um Risiken zu minimieren?

Wie du KPIs in deinen Alltag integrierst

Um deine Leistung messbar zu machen, solltest du KPIs nicht nur kennen, sondern auch aktiv verfolgen. Hier sind drei Schritte, um sie effektiv in deine Arbeit zu integrieren:

1. Ziele setzen – Definiere realistische & erreichbare KPI-Werte für dich.
2. Daten tracken – Nutze Tools wie Excel, Notion oder Asana, um deine Fortschritte festzuhalten.
3. Regelmäßige Analyse – Überprüfe deine KPIs monatlich & passe deine Strategien an.

Tipp: Halte deine Erfolge fest und nutze sie gezielt in Gehaltsverhandlungen oder Feedback-Gesprächen.

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Nutze die kostenlose KPI-Checkliste, um deine Leistung in Zahlen auszudrücken und dich optimal auf dein nächstes Feedback-Gespräch vorzubereiten.

Hier geht’s zum Download: KPI-Leitfaden für Executive Assistants

Mit diesem Leitfaden kannst du deine Erfolge strukturiert dokumentieren – und deinen Wert als EA selbstbewusst präsentieren.