Executive Assistant einstellen:
12 Kompetenzen & Interviewfragen

Eine wirklich exzellente Executive Assistant (EA) ist mehr als eine organisatorische Stütze. Sie denkt vor, fühlt mit und handelt, bevor du selbst merkst, dass du etwas brauchst.

Wer als Arbeitgeber oder Hiring Manager die richtige Assistenz auswählen will, muss anders fragen – klüger, tiefer, menschlicher.

Die 12 wichtigsten Kompetenzen, die Top-EAs gemeinsam haben – und konkrete Interviewfragen, um genau diese Eigenschaften sichtbar zu machen:

1. Prioritäten souverän unter Druck setzen Frage: „Stellen Sie sich vor: 120 neue E-Mails, ein Anruf von mir und eine SMS vom Vorstand — was bearbeiten Sie zuerst und warum?“

2. Vertrauenswürdigkeit als unverrückbares Fundament leben Frage: „Wann haben Sie sich für das Richtige entschieden, obwohl niemand es bemerkt hätte?“

3. Kontinuierliche Lernbereitschaft über Leistung hinaus Frage: „Wann haben Sie zuletzt aktiv Feedback eingefordert und daraus konkrete Veränderungen abgeleitet?“

4. Ein klares persönliches „Warum“ für die Rolle Frage: „Was motiviert Sie persönlich daran, als Executive Assistant zu arbeiten?“

5. Eigenverantwortlich und proaktiv handeln Frage: „Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie ein Problem gelöst haben, bevor es überhaupt eskalierte.“

6. Freude daran, andere nachhaltig zu unterstützen Frage: „Wann haben Sie zuletzt jemanden in Ihrem Umfeld unterstützt, ohne dass es erwartet oder verlangt wurde?“

7. Feedback aktiv suchen und nutzen Frage: „Wie gehen Sie damit um, wenn Sie direktes und kritisches Feedback erhalten?“

8. Gelassenheit auch in chaotischen Situationen bewahren Frage: „Wie reagieren Sie, wenn plötzlich mehrere Termine und Reisepläne gleichzeitig scheitern?“

9. Bedürfnisse antizipieren und vorausschauend handeln Frage: „Wie würden Sie meinen kompletten Reisetag strukturieren, ohne dass ich Details vorgebe?“

10. Veränderungen flexibel und lösungsorientiert begegnen Frage: „Nennen Sie ein Beispiel, bei dem Sie kurzfristig Ihre Planung ändern mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?“

11. Verantwortung konsequent übernehmen – auch wenn es unbequem ist Frage: „Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie Verantwortung übernommen haben, obwohl es hätte einfacher sein können, sie abzugeben.“

12. Herausragendes Organisationstalent im Großen und Kleinen Frage: „Wie organisieren Sie Ihren Kleiderschrank oder Ihre Handtasche?“

Standardisierte Fragen liefern standardisierte Antworten. Wenn du jedoch herausragende Talente für eine Executive Assistant-Rolle gewinnen willst, musst du tiefer graben.

Die besten EAs zeigen ihre Exzellenz nicht erst im Arbeitsalltag — sie zeigen sie schon im Interview, wenn du die richtigen Fragen stellst.

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Hier geht’s zum Download: 12 Kompetenzen von Top EAs und Interviewfragen

Mit dieser Checkliste stellst du die richtigen Fragen – und findest die Assistenzkräfte, die wirklich den Unterschied machen.