Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)
Gestalten. Steuern. Aufbauen. Von Anfang an.
München / Vollzeit / hybrid
- 20260608
#NewJob #AssistenzDerGeschäftsleitung #München #Gastronomie #Startup
Wir besetzen diese Position für ein junges, wachstumsorientiertes Unternehmen der Systemgastronomie mit Sitz in München. Das Unternehmen entwickelt ein skalierbares, modernes Gastronomiekonzept mit zentraler Produktionsküche und mehreren Standorten in bester Innenstadtlage. Die Strukturen befinden sich im Aufbau: Ein Geschäftsführer mit Gastronomie-Background, eine Küchenchefin und ein Restaurantleiter bilden das operative Kernteam. Als Back Office Manager (w/m/d) übernimmst du die Verantwortung für das organisatorische Rückgrat – von Personalunterlagen über vorbereitende Buchhaltung bis hin zu Back-Office-Prozessen. In dieser Rolle gestaltest du Abläufe von Beginn an mit und trägst wesentlich dazu bei, dass das Konzept effizient wachsen kann.
Geschäftsführer, Restaurantleiter, Marketingmanager:in und du im Back Office
Gehaltsrahmen zwischen ca. €60.000 und €70.000 p. a.
München, zentrale Innenstadtlage
Benefits
- Verantwortungsvolle Schlüsselrolle im Aufbau eines skalierbaren Systemgastronomie-Konzepts in München
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Direkter Einfluss auf die Gestaltung und Professionalisierung aller administrativen und organisatorischen Prozesse
- Kurze Entscheidungswege, hoher Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, deine Ideen pragmatisch umzusetzen
- Weiterentwicklungsperspektive, der Rolle mit wachsender Verantwortung für Struktur und Prozesse
- Arbeit in zentral gelegenem Münchner Standort mit modernen, neu geschaffenen Arbeitsumgebungen
- Stabile Beteiligungsstruktur durch eine Holding im Hintergrund
- Attraktives Vergütungspaket entsprechend deiner Erfahrung und Qualifikation
- Hybrides Arbeitsmodell mit Home Office Möglichkeit nach Abstimmung
Tasks
- Aufbau, Strukturierung und laufende Weiterentwicklung des Back Office für ein wachsendes Systemgastronomie-Unternehmen
- Operative Verantwortung für administrativen Abläufe rund um die Restaurants und die Produktionsküche
- Personaladministration von A bis Z: Erstellen, Verwalten und Pflegen von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Bescheinigungen
- Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten sowie Verwaltung relevanter Nachweise (z. B. Belehrungen, Gesundheitszeugnisse, Schulungen)
- Organisation und Dokumentation von Ein- und Austritten sowie Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender
- Vorbereitung und Zusammenstellung aller Unterlagen für Lohnabrechnung, Steuerberater und externe Dienstleister
- Vorbereitende Buchhaltung: Prüfung, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen, Kassenbelegen und Tagesabschlüssen
- Pflege von Übersichten und Auswertungen (z. B. Personalbestände, Fristen, Stammdaten, administrative KPI-Grundlagen)
- Erstellung von Protokollen, Statistiken und Auswertungslisten für die Geschäftsführung
- Koordination und Dokumentation von Arbeitsabläufen und Prozessen im Back Office, inkl. Erstellung von Checklisten und Vorlagen
- Enge Zusammenarbeit mit Restaurantleitung und Küchenchefin, um Informationen, Unterlagen und Daten strukturiert zusammenzuführen
- Unterstützung bei der Organisation von Schicht- und Einsatzplanung durch saubere Datenhaltung und systematische Ablage
- Allgemeines Office Management (z. B. Ablagestrukturen, Korrespondenz, Termin- und Dokumentenorganisation)
Profile
- Mindset und Pioniergeist für eine spannende vielschichtige Rolle. Freude am eigenen Tun und daran, Herausforderungen beherzt anzugehen, Lösungen zu finden und an der Seite des Geschäftsführers ein neues Business auf die Schiene zu setzen
- Mehrjährige, idealerweise 5+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Back Office, Office Management oder in der Personaladministration
- Erfahrung in der Systemgastronomie, Gastronomie, Hotellerie oder in filial-/franchisesteuerten Strukturen ist von Vorteil
- Souveräner Umgang mit administrativen Prozessen rund um Personal, Verträge, Nachweise und vorbereitende Buchhaltung
- Ausgeprägtes Organisations- und Strukturierungsvermögen sowie Freude daran, neue Abläufe aufzubauen und zu standardisieren
- Unternehmerisches Mindset, pragmatische Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen
- Selbständige, vorausschauende und sehr zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
- Robuste, resiliente Persönlichkeit, die freundlich, aber bestimmt Themen konsequent nachhält
- Sicheres, professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichsten Ansprechpartnern – von studentischen Aushilfen bis zur Geschäftsführung
- Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen und Sicherheit in der Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Präsentationen
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie im Kontakt mit Banken und Versicherungen ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für neue Systeme und Tools (z. B. HR-, Kassen- oder Zeiterfassungssysteme)
good to know
Dich erwartet ein junges, professionell geführtes Umfeld mit klarer Wachstumsvision und einem Management, das stark auf Zusammenarbeit setzt. Die Zusammenarbeit ist von Pragmatismus, Offenheit und einem wertschätzenden Miteinander geprägt. Du arbeitest eng mit einem sehr erfahrenen gastronomischen Geschäftsführer, der Küchenchefin und der Restaurantleitung zusammen und bist die zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen den operativen Standorten, der Produktionsküche und der Geschäftsführung. Mit Pioniergeist einerseits und einem gewissen Erfahrungsschatz, auf dem du aufbauen kannst, ist dein Beitrag im Aufbau neuer Prozesse ausdrücklich erwünscht. Wir suchen eine Person, die mit Freude und Tatkraft selbstbewusst und auf Augenhöhe mit dem Geschäftsführer zusammenarbeitet. Das Unternehmenskonzept ist auf Skalierung ausgelegt – entsprechend wichtig ist deine Rolle für Stabilität, Transparenz und Effizienz im administrativen Bereich. Eine Position für Gestalter:innen und die, die mehr wollen, als einen monotonen Bürojob.
Stellenanzeige teilen
Weitere Stellenangebote
