Executive Assistant & Office Manager (w/m/d)
Aufbau, Struktur und Verantwortung in einem modernen Legal-Tech-Unternehmen
München / Vollzeit / Hybrid
- 20251104
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Unser Auftraggeber ist die Beck-Noxtua Vertriebs GmbH, ein Joint Venture von C.H. Beck und dem Berliner KI-Unternehmen Noxtua. Hier entsteht die juristische Zukunft: eine Plattform, die künstliche Intelligenz mit Fachwissen aus beck-online verbindet – und damit die Arbeit von JuristInnen revolutioniert.
Für den neuen Münchner Standort suchen wir eine/n Executive Assistant & Office ManagerIn, die Organisation liebt, Verantwortung übernimmt und als rechte Hand des Geschäftsführers das neue Office aufbaut.
6 – perspektivisch bis zu 20 – KollegInnen am Standort
Gehaltsrahmen zwischen €60.000 bis €70.000 je nach Hintergrund und Erfahrung
München Schwabing – Kurfürstenplatz
https://www.beck-noxtua.de/
Benefits
- Unbefristete Festanstellung in einem modernen, im Aufbau befindlichen
Legal-Tech-Unternehmen -
30 Urlaubstage
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Spannender Aufbauprozess – du prägst Strukturen von Beginn an mit
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Dynamisches, wertschätzendes Team mit Start-up-Mentalität
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Laptop und Handy, modernes Office in München-Schwabing
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Vertrauensarbeitszeit und flexible Planung bei privaten Terminen
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Home Office Option an 2 Tagen pro Woche
Tasks
- Unterstützung eines anpackenden und wertschätzenden Geschäftsführers in organisatorischen, administrativen und operativen Themen
- Termin-, Reise- und Kommunikationsmanagement (inkl. Postfachführung)
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
- Nachbereitung von Meetings und To-dos, Protokollierung, Priorisierung
- Organisation des neuen Münchner Büros (Ausstattung, Abläufe, Dienstleister)
- Schnittstelle zu Buchhaltung, HR und Facilities im Verlag der Muttergesellschaft
- Aufbau interner Workflows (z. B. Rechnungswesen, Gehalt, Prozesse)
- AnsprechpartnerIn und gute Seele im Office
- Mitarbeit an Präsentationen und internen Projekten
Profile
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz oder Office ManagerIn, gerne aus einem dynamischen Umfeld oder einem Unternehmen mit Bezug zur Legal/Kanzlei
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- Vertrauter Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel), idealerweise aber nicht zwingend Salesforce oder Confluence
- Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch
- Erfahrung im Aufbau oder in dynamischen Strukturen wünschenswert
- Offen, loyal, hands-on und auf Zack, unkompliziert, souverän und erfahren
GOOD TO KNOW
Diese Rolle vereint Einfluss, Nähe und Gestaltungsspielraum:
Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen, gestaltest Strukturen, Prozesse und Abläufe aktiv mit und wirst zur zentralen Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und dem Verlag. Das alles in einem zukunftsorientierten Umfeld. Hier entsteht quasi das deutsche ChatGPT für Kanzleien und Anwälte, basierend auf einem etablierten Fachverlag mit KI-Ausrichtung. Dich erwartet ein vertrauensvolles Miteinander, ein modernes Arbeitsmodell und ein Umfeld, in dem Tempo, Haltung und Umsetzungsstärke zählen.
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