Executive Assistant & Office Manager (w/m/d)
in internationalem Family Office
Administrativ-organisatorische Verantwortung im Münchner Büro
München / Vollzeit / vor Ort
- 10.11.2026
- 20261101
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8 KollegInnen im Münchner Büro
Gehaltsrahmen zwischen ca. €70.000 und €75.000 p. a. zzgl. Leistungsbonus
München, Lehel
Benefits
- Unternehmerisches Umfeld, in dem du eigene Ideen und Initiativen verfolgen und dich einbringen kannst und sollst
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Flache Hierarchien und enge Zusammenarbeit mit dem Top-Management
- 30 Urlaubstage
- Bonusbeteiligung von bis zu 10 %
- Zentral gelegenes Büro in München.
- Wertschätzendes Team mit 3 unterstützenden Kolleginnen im Office Management an den Standorten Stuttgart und London
Tasks
Allgemeine Assistenzaufgaben
- Persönliche Assistenz des Partners und Direktors im Münchner Office
- Gewährleistung der Teameffizienz in relevanten Aspekten
- Verbesserung und proaktive Unterstützung der relevanten IT-gestützten Teamprozesse
- Funktion als erste Anlaufstelle für die Kommunikation des Teams mit externen Interessengruppen und Partnern
- Erledigung der allgemeinen schriftlichen Korrespondenz
- Vorbereitung und Überarbeitung von Präsentationen
- Koordination von Zeitplänen und Terminen in enger Zusammenarbeit mit den Office Management Kolleginnen in Stuttgart und London
- Gästebetreuung
- Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Stammdatenpflege von CRM-Daten (Company Relationship Management)
- Reiseorganisation und -buchungen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Visa, etc.), inklusive Kreditkartenabrechnung
Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Tagesgeschäftes
- Praktikanten-Recruiting im Office Management: Sichtung von Bewerbungen, Organisation der Interviews und Onboarding der PraktikantInnen.
- Zusammenarbeit mit den anderen Assistenzen, Unterstützung bei Urlaub und Krankheit
- Unterstützung bei der strategischen Trend- und Sektoranalyse
- Desktop-Research zu investmentbezogenen Themen und Geschäftsprojekten
- Aktive Mitwirkung bei Networking-Ansätzen, z.B. im Rahmen von Origination-Prozessen
- Verwaltung der Dateiablage von unternehmensrelevanten Daten vom
- Posteingang bis zum Sharepoint Ordner
- Verfolgung von internen und externen Arbeitsabläufen und Terminen
Profile
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effizient zu arbeiten, sich auf Änderungen und Prioritäten kurzfristig einzustellen und in unternehmerischer Weise zu agieren
- Freude an absolut selbständiger Arbeit und als vollwertiges Teammitglied
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei Details
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint (Office 365)
- Saubere, umsichtige und zügige Arbeitsweise gepaart mit eigenständiger Lösungsfindung
- Professionelle und verbindliche Kommunikation auf allen Führungsebenen
- Verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenz-/Business Support-Funktion in einem dynamischen Dienstleistungsumfeld, idealerweise in der Finanzbranche oder dem Consulting
good to know
Gesucht wird eine offene, Service-orientierte Kollegin (m/w/d) mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Assistenzbereich, die durch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch & Englisch) sowie umfassende MS-Office Kenntnisse und einen proaktiven Arbeitsstil überzeugt. Eine schöne Möglichkeit, Teil eines hochkarätigen Teams in einem unternehmerischen Umfeld mit langfristiger Perspektive zu werden. Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität, ein professionelles und verbindliches Auftreten und eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise und -einstellung sind hier Voraussetzung für den Erfolg. In dieser Position bist du die zentrale Schaltstelle, an der viele Informationen und Prozesse zusammenlaufen. Aus diesem Grund suchen wir eine Assistenz, die grundsätzlich täglich vor Ort in dem zentral gelegenen Büro arbeitet.
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