Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Schnittstellenfunktion zur Geschäftsführung und Verantwortung für Office-Management-Prozesse in einem internationalen Immobilieninvestment- und Asset-Management-Umfeld
Hamburg / Vollzeit (bevorzugt) / vor Ort
- 20260904
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Redevco ist ein international tätiges Immobilieninvestment- und Asset-Management-Unternehmen mit mehreren Standorten (unter anderem in den Niederlanden, Spanien, Frankreich und Deutschland). Die Teams arbeiten in einem professionellen, zugleich offenen und gemeinschaftlich geprägten Umfeld zusammen.
Für die beiden Geschäftsführer in Hamburg wird eine erfahrene, herzliche und souveräne Assistenz gesucht, die den Schwerpunkt klar in der Geschäftsführungsassistenz sieht und ergänzend die Office-Management-Prozesse am Standort strukturiert und weiterentwickelt. In dieser Rolle übernimmst du Verantwortung für verlässliche Abläufe, klare Zuständigkeiten und eine professionelle Außenwirkung des Hamburger Büros. Dabei agierst du auch dann sicher und eigenständig, wenn die Geschäftsführung auf Reisen ist, und Entscheidungen dennoch vorbereitet, priorisiert und nachgehalten werden müssen.
Rund 30 Mitarbeitende vor Ort am Standort
Gehaltsrahmen ca. 60.000€ – 65.000€ p. a.
abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation
Hamburg-Mitte
Benefits
- Direkte Zusammenarbeit mit den beiden Geschäftsführern in einer zentralen Schnittstellenrolle
- International geprägtes Arbeitsumfeld mit strukturierten Schnittstellen zu KollegInnen an verschiedenen europäischen Standorten
- Leistungsorientierte Bonuszahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und 30 Urlaubstage pro Jahr
- Vollzeit bevorzugt, flexible Modelle zwischen ca. 32 und 40 Wochenstunden möglich; überwiegend Präsenz in Hamburg mit abgestimmter Homeoffice-Option
- Zusätzliche Benefits wie Mitarbeiterrabatte bei C&A, Zuschuss zum Deutschlandticket und Firmenfitness über EGYM Wellpass (Eigenanteil 20 € monatlich)
- Moderne, ergonomische Arbeitsplätze mit Notebook, Firmenhandy und Parkmöglichkeiten
- Wertschätzende, gemeinschaftliche Unternehmenskultur mit Du-Kultur, Social Days, eigener Foundation sowie regelmäßigen Team- und Firmenevents und wöchentlichem Team-Lunch
Tasks
In dieser Rolle bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für die beiden Geschäftsführer und stellst zugleich sicher, dass die Office-Management-Prozesse am Standort verlässlich funktionieren und weiter professionalisiert werden.
Assistenz der Geschäftsführung
- Eigenständiges Termin- und Kalendermanagement für die beiden Geschäftsführer
- Schnelles Erfassen von Situationen und Bedürfnissen sowie sichere, situationsgerechte Kommunikation mit KollegInnen, Dienstleistern, Investoren und dem Senior Management
- Vorausschauende Planung, Priorisierung und Koordination des Tagesgeschäfts mit vielen parallelen Themen
- Organisation und Buchung nationaler und internationaler Reisen inkl. Reiseunterlagen, Agenda und Nachbereitung
- E-Mail- und Korrespondenzmanagement nach Abstimmung
- Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Workshops (Agenda, Unterlagen, Präsentationen, Protokolle)
- Nachhalten von Aufgaben, Vereinbarungen und Entscheidungen sowie Sicherstellen der fristgerechten Umsetzung
- Organisation von Geschäftsessen, internen Terminen und kleineren Veranstaltungen im Umfeld der Geschäftsführung
- Verlässliche, diskrete Unterstützung und eigenständige Prioritätensetzung, insbesondere in den regelmäßigen Abwesenheitsphasen der Geschäftsführer
Office Management – Prozess- und Aufgabenverantwortung
- Erfassen, Strukturieren und – wo sinnvoll – Weiterentwickeln der bestehenden Office-Management-Abläufe am Standort
- Transparente Organisation von Aufgaben, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen im Office Management
- Sicherstellen eines professionellen, reibungslosen Büroalltags – von der Zusammenarbeit mit Dienstleistern bis zur Verfügbarkeit von Ressourcen und Materialien
- Etablieren und Überwachen von Standards für Empfang, Hospitality und Büroorganisation
- Gelegentliche praktische Unterstützung im Office oder am Empfang bei personellen Engpässen oder dringendem Bedarf
Kommunikation, Zusammenarbeit und perspektivische Erweiterung
- Enge Abstimmung mit internationalen KollegInnen und Schnittstellenfunktionen, z. B. Asset- und Transaction-Management, Investment Management, HR und Kommunikation
- Unterstützung bei Präsentationen und ausgewählten Kommunikationsaufgaben in Abstimmung
- Souveräne Kommunikation mit internen und externen AnsprechpartnerInnen auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
- Nutzung digitaler Tools (Outlook, Teams, PowerPoint u. a.) sowie Offenheit für den produktiven Einsatz von KI im Arbeitsalltag
- Perspektivische Übernahme zusätzlicher Aufgaben, z. B. im Schnittfeld zu HR-nahen Themen oder im weiteren Ausbau des Office Managements, je nach Bedarf und Profil
Profile
- Du verfügst über mehrjährige Erfahrung als Management Assistant, Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Manager (Orientierung: ca. 5–10 Jahre einschlägige Berufserfahrung).
- Du hast nachweislich Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Umgang mit Senior Management.
- Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld mit.
- Du gehst sicher mit MS Office bzw. Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und PowerPoint, um und hast insgesamt eine hohe digitale Affinität.
- Du bist ausgesprochen gut organisiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Du hast Freude daran, Office-Management-Prozesse fachlich zu strukturieren, Aufgaben zu koordinieren und deren Umsetzung nachzuhalten.
- Du überzeugst durch ein herzliches, freundliches und verbindliches Auftreten, kombiniert mit Diskretion, Loyalität und Souveränität.
- Du hast eine ausgeprägte Service- und Hospitality-Orientierung und erkennst selbstständig, was benötigt wird, ohne dass jeder Schritt vorgegeben werden muss.
- Du arbeitest ruhig und strukturiert – auch in Phasen mit hoher Taktung und vielen parallelen Anfragen.
- Du bringst genügend Selbstbewusstsein mit, um Themen eigenständig zu organisieren, Entscheidungen vorzubereiten und Rückfragen zu stellen.
- Du bist bereit, bei Engpässen gelegentlich auch praktisch im Office Management zu unterstützen.
- Du verfügst über ein unternehmerisches und vorausschauendes Mindset und arbeitest eigenständig, pragmatisch und kommunizierst professionell und klar
good to know
Dich erwartet ein lebendiges, vielfältiges und zugleich sehr professionelles Umfeld. Die Zusammenarbeit ist von einer Du-Kultur, gegenseitigem Respekt und echter Kollegialität geprägt. Am Standort Hamburg arbeiten unterschiedliche Fachbereiche eng zusammen, sodass Du täglich mit verschiedenen Persönlichkeiten und Themen in Kontakt bist. Eine sorgfältige Einarbeitung ist vorgesehen, damit Du die Strukturen, Prozesse und Schnittstellen gut verstehst und Deine Rolle als verlässliche, zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung und das Office Management ausfüllen kannst.
Die Position ist bewusst stark auf Präsenz am Standort ausgerichtet, da sowohl die Nähe zur Geschäftsführung als auch zur täglichen Office-Organisation entscheidend für den Erfolg sind. Homeoffice ist grundsätzlich möglich, insbesondere im Rahmen eines abgestimmten Modells. Die Geschäftsführer sind regelmäßig auf Reisen; in diesen Phasen übernimmst Du in besonderem Maße Verantwortung dafür, dass Abläufe funktionieren, Prioritäten gesetzt bleiben und offene Themen weiterbearbeitet werden.
Wenn Du Freude an einer Schnittstellenrolle mit hoher Sichtbarkeit hast, gerne Verantwortung übernimmst und sowohl klassische Geschäftsführungsassistenz als auch strukturierte Office-Management-Prozesse schätzt, findest Du hier ein Umfeld, in dem Deine Persönlichkeit und Professionalität den entscheidenden Unterschied machen. Philanthropisches Engagement, Social Days und eine eigene Foundation unterstreichen den Anspruch, wirtschaftlichen Erfolg mit gesellschaftlicher Verantwortung zu verbinden.
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