Operations & Office Manager (w/m/d)
Rückhalt, Struktur und „Look & Feel“ in einer unabhängigen Corporate-Finance-Boutique
München / Vollzeit / vor Ort
- 20260705
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Unser Auftraggeber ist eine unabhängige Münchner Corporate-Finance- / M&A-Boutique mit Fokus auf dem europäischen Markt und einer starken Präsenz im DACH-Raum. Das Haus begleitet seit vielen Jahren Transaktionen, vor allem im Gesundheitswesen, und arbeitet mit einem internationalen Team an anspruchsvollen Projekten.
Für den Standort in München suchen wir eine/n Operations & Office Manager (w/m/d), der/die mit Freude an Organisation, Service und Detail dafür sorgt, dass sich das Team im Büro rundum wohlfühlt und der operative Alltag reibungslos läuft.
ca. 20 KollegInnen am Standort (überwiegend junge, internationale M&A-Profile)
Enge Zusammenarbeit mit der Chief of Staff (HR, Assistenz GL & Operations)
Gehaltsrahmen ca. €60.000 p. a.
München Schwabing, U3/U6 Giselastraße direkt vor der Tür
Benefits
- Unbefristete Festanstellung in einer etablierten, wachsenden Corporate-Finance- / M&A-Boutique
- Sehr eigenständige Rolle mit klarer Verantwortlichkeit für Office & Operations
- Direkte Zusammenarbeit mit der Chief of Staff und engem Draht zur Geschäftsführung
- Moderne Büroräume in zentraler Münchner Lage
- Deutschlandticket (volle Kostenübernahme)
- Angebot an warmen und kalten Getränken, frischem Obst & Snacks
- Regelmäßige Teamevents in einem jungen, dynamischen Umfeld
Tasks
In dieser Rolle bist du das organisatorische Herzstück des Büros – von Empfang bis Küche, von Lieferant bis Geschäftsführung:
„Look & Feel“ des Büros
- Verantwortung für ein gepflegtes, einladendes Erscheinungsbild der gesamten Fläche
- Täglicher „Morgenrundgang“: Was braucht Aufmerksamkeit? Was kann besser werden?
Front Desk & Telefon
- Empfang, Begrüßung und Bewirtung von Gästen
- Organisation und Vorbereitung von Meetingräumen
- Zentrale Telefonannahme (sehr wichtig) und professionelle Weiterleitung – bei Bedarf Umstellung auf Mobiltelefone koordinieren
Office-Organisation & Infrastruktur
- Posteingang und -ausgang, Kurier- und Botengänge, kleinere Besorgungen
- Bestellwesen: Büromaterial, Getränke, Lebensmittel, Obstkorb, kleinere Hardware
- Zusammenarbeit mit Hausverwaltung, Reinigungsdienst, Lieferanten
IT- & Dienstleister-Schnittstelle
- Koordination mit der externen IT-Firma (z. B. Hardware-Bestellungen, kleinere IT-Themen im Büro)
- Abstimmung mit weiteren Dienstleistern rund um das Office
Arbeitssicherheit & Organisation
- Verantwortlichkeit für Themen der Arbeitssicherheit (inkl. Brandschutz, Ersthelfer etc., in enger Abstimmung mit der Chief of Staff)
Ad-hoc-Admin & Unterstützung im Tagesgeschäft
- Binden und Vorbereiten von Präsentationen
- Erstellen von Serienbriefen und einfachen Excel-Listen (z. B. Übersichten, Passwörter/Inventar)
- Organisation von Restaurantbuchungen und ggf. Reisebuchungen, wenn die Chief of Staff abwesend ist
Dein Ziel: Das Team soll sich im Büro nicht nur gut, sondern richtig gut aufgehoben fühlen – professionell, durchdacht und mit einem sichtbaren Qualitätsanspruch.
Profile
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren Allround-Rolle – idealerweise aus einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld (z. B. Beratung, Kanzlei, Finanzdienstleistung, M&A)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund, gerne auch aus der Hotellerie oder Gastronomie
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
Persönlich passt du gut, wenn du…
- gerne selbstständig arbeitest und Entscheidungen im Tagesgeschäft triffst
- kommunikativ, offen und ein echter Teamplayer bist
- ein fröhliches, extrovertiertes und anpackendes Naturell mitbringst
- dir nicht zu schade bist, auch mal leere Flaschen wegzuräumen oder Eiswürfel zu besorgen – und dabei trotzdem den Überblick über Prozesse und Dienstleister behältst
- ein freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten hast
- technikaffin bist und dich in neuen Tools nicht so leicht aus der Ruhe bringen lässt
Diese Rolle ist bewusst als langfristige Office- & Operations-Rolle angelegt – ideal für jemanden, der genau darin seinen/ihren Schwerpunkt sieht und nicht die nächste Karriere-Stufe (z. B. Projekt- oder Fachlaufbahn) im Fokus hat.
good to know
In dieser Position bist du die zentrale Figur für alles rund ums Büro: Atmosphäre, Abläufe und Service für ein anspruchsvolles, internationales M&A-Team. Dich erwartet ein professionelles, humorvolles Miteinander, in dem Klarheit und Verlässlichkeit sehr geschätzt werden.
Wenn du Freude daran hast,
- ein Büro sichtbar zu prägen,
- Standards hochzuhalten (und hier und da auch ein bisschen zu erhöhen),
- und dafür zu sorgen, dass alle „einfach arbeiten können“,
dann ist das eine Rolle, in der du viel Einfluss auf den Arbeitsalltag hast – ohne selbst im Rampenlicht stehen zu müssen.
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