Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d)
HR & Office GeneralistIn
München / Vollzeit / hybrid
- 20260608
#NewJob #AssistenzDerGeschäftsleitung #München #Gastronomie #Startup
Wir besetzen diese Position für ein junges, wachstumsorientiertes Unternehmen der Systemgastronomie mit Sitz in München. IZA Noodle Bar entwickelt ein skalierbares Gastronomiekonzept mit mehreren Standorten, eigener Produktionsküche und weiterem Wachstum.
Die Position ist bewusst breit angelegt und verbindet die organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung mit Recruiting, Personaladministration, On- und Offboarding sowie allgemeiner Unternehmensorganisation.
In den ersten etwa zwölf Monaten wird Recruiting voraussichtlich den größten einzelnen Aufgabenbereich bilden. In dieser Phase werden parallel Mitarbeitende für Restaurants, Produktionsküche, Verwaltung und weitere Unternehmensbereiche gesucht. Dazu gehören unter anderem die Erstellung und Betreuung von Stellenanzeigen, die Auswahl geeigneter Recruiting-Kanäle, die Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungen, erste Gespräche, Bewerberkommunikation, Interviewkoordination und die Begleitung von Probearbeitstagen.
Mit zunehmendem Aufbau der Organisation verschiebt sich der Schwerpunkt der Position. Recruiting bleibt Bestandteil der Aufgabe, wird jedoch sukzessive durch Personaladministration, On- und Offboarding, Schulungsadministration, Geschäftsführungsunterstützung, Fristenmanagement, Dokumentenorganisation sowie die Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Lohnverrechnung, Behörden und externen Dienstleistern ergänzt.
Gesucht wird daher keine reine Recruiterin (w/m/d) und ebenso wenig eine klassische Assistenzkraft, die Recruiting ausschließlich organisatorisch begleitet. Gesucht wird eine strukturierte, eigenständige und belastbare Generalistenpersönlichkeit, die Recruiting und Personaladministration praktisch beherrscht und gleichzeitig Freude an einem breiten organisatorischen Verantwortungsbereich hat.
Geschäftsführer, Restaurantleiter, Marketingmanager:in und du im Back Office
Gehaltsrahmen zwischen ca. €60.000 und €70.000 p. a.
München, zentrale Innenstadtlage
Benefits
- Verantwortungsvolle Schlüsselrolle im Aufbau eines skalierbaren Systemgastronomie-Konzepts in München
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Direkter Einfluss auf die Gestaltung und Professionalisierung aller administrativen und organisatorischen Prozesse
- Kurze Entscheidungswege, hoher Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, deine Ideen pragmatisch umzusetzen
- Weiterentwicklungsperspektive, der Rolle mit wachsender Verantwortung für Struktur und Prozesse
- Arbeit in zentral gelegenem Münchner Standort mit modernen, neu geschaffenen Arbeitsumgebungen
- Stabile Beteiligungsstruktur durch eine Holding im Hintergrund
- Attraktives Vergütungspaket entsprechend deiner Erfahrung und Qualifikation
- Hybrides Arbeitsmodell mit Home Office Möglichkeit nach Abstimmung
Entwicklung
So entwickelt sich die Rolle
In der Aufbau- und Expansionsphase
In den ersten etwa zwölf Monaten liegt der Schwerpunkt voraussichtlich auf:
- der parallelen Betreuung mehrerer Recruiting-Prozesse,
- der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen,
- der Auswahl geeigneter Recruiting-Kanäle,
- der Sichtung und strukturierten Vorauswahl von Bewerbungen,
- ersten telefonischen oder digitalen Gesprächen,
- der Koordination weiterer Interviews,
- der laufenden Bewerberkommunikation,
- der Organisation von Probearbeitstagen und Kennenlernterminen,
- der Dokumentation von Bewerbungsprozessen und Besetzungsständen.
In der langfristigen Ausrichtung
Mit wachsender Organisation verschiebt sich der Schwerpunkt zunehmend auf:
- operative Personaladministration und Personalverwaltung,
- Personalakten, Verträge und Nachweise,
- On- und Offboarding,
- Schulungs- und Unterweisungsadministration,
- Fristen- und Dokumentenmanagement,
- allgemeine Unternehmensorganisation,
- Unterstützung der Geschäftsführung,
- Koordination mit Steuerberatung, Lohnverrechnung, Behörden und externen Dienstleistern,
- Pflege und Weiterentwicklung administrativer Prozesse.
Recruiting bleibt auch langfristig Bestandteil der Rolle, wird aber voraussichtlich weniger Zeit beanspruchen als in der Aufbauphase.
Tasks
Die Position ist bewusst breit angelegt und verbindet Recruiting, operative Personaladministration, die Unterstützung der Geschäftsführung sowie allgemeine Organisations- und Verwaltungsaufgaben.
In der Aufbau- und Expansionsphase wird Recruiting voraussichtlich den größten einzelnen Aufgabenbereich bilden. Mit zunehmendem Unternehmensaufbau verschiebt sich der Schwerpunkt zunehmend in Richtung Personaladministration, On- und Offboarding, Schulungsadministration, Geschäftsführungsunterstützung und allgemeine Unternehmensorganisation.
Recruiting und Bewerbermanagement
- Du betreust mehrere Besetzungsverfahren für unsere Restaurants, die Produktionsküche, die Verwaltung und weitere Unternehmensbereiche parallel und führst die Recruiting-Prozesse strukturiert und eigenständig.
- Dazu gehören die Aufnahme des Personalbedarfs, die Abstimmung von Stellenprofilen, die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen sowie die Auswahl geeigneter Recruiting-Kanäle. Du sichtest Bewerbungen, führst eine strukturierte Vorauswahl anhand definierter Kriterien durch, übernimmst erste telefonische oder digitale Gespräche und koordinierst die weiteren Interviews mit der Geschäftsführung und den zuständigen Bereichsleitungen.
- Darüber hinaus begleitest du die laufende Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, organisierst Probearbeitstage und Kennenlerntermine, holst fehlende Unterlagen ein, pflegst die Bearbeitungsstände in den eingesetzten Recruiting-Systemen und erstellst Übersichten zu offenen Stellen und laufenden Bewerbungsverfahren. Du wirkst außerdem an der Weiterentwicklung und Standardisierung unserer Recruiting-Prozesse mit.
Personaladministration und Personalverwaltung
- Du übernimmst die laufende Pflege der Personalakten, Personalstammdaten und Personalübersichten. Dazu gehören die Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsnachträgen, Bescheinigungen und sonstigen Personalunterlagen sowie die administrative Begleitung von Eintritten, internen Wechseln und Austritten.
- Du verwaltest erforderliche Nachweise, Belehrungen, Genehmigungen sowie Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse und behältst Probezeiten, Befristungen, Kündigungsfristen und weitere personenbezogene Fristen im Blick. Außerdem stellst du abrechnungsrelevante Daten für die Lohnverrechnung und die Steuerberatung zusammen und unterstützt bei der Prüfung von Arbeitszeiten, Urlaub, Abwesenheiten und Krankmeldungen.
Onboarding, Offboarding und Schulungsadministration
- Du koordinierst die organisatorische Vorbereitung neuer Mitarbeitender und stellst sicher, dass Vertragsunterlagen, Systemzugänge, Arbeitsmittel, Schlüssel, Dienstkleidung und erforderliche Schulungen rechtzeitig vorbereitet sind.
- Du pflegst Onboarding- und Offboarding-Checklisten, begleitest Probezeit- und Feedbackprozesse und koordinierst bei Austritten die erforderlichen Rückgaben und Unterlagen. Darüber hinaus verwaltest du Schulungspläne, Teilnahmebestätigungen und Qualifikationsnachweise und behältst verpflichtende Belehrungen und Wiederholungsschulungen im Blick.
Unterstützung der Geschäftsführung und allgemeine Organisation
- Du unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ, koordinierst Termine und Besprechungen, führst Aufgaben- und Wiedervorlagenlisten und hältst offene Rückmeldungen, Fristen und vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
- Du bereitest Besprechungsunterlagen, Protokolle, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen vor, bearbeitest Korrespondenz und unterstützt bei internen Projekten. Außerdem pflegst du digitale Ablage- und Dokumentenstrukturen und sorgst für einen geordneten Informationsfluss zwischen Geschäftsführung, Bereichsleitungen, Mitarbeitenden und externen Partnern.
Zusammenarbeit mit externen Stellen und allgemeine Verwaltung
- Du arbeitest als zentrale administrative Schnittstelle mit der Steuerberatung, der Lohnverrechnung, Behörden, Krankenkassen, Versicherungen und weiteren externen Dienstleistern zusammen. Du stellst Unterlagen zusammen, übermittelst Informationen, koordinierst Rückfragen und verfolgst offene Themen und Fristen nach.
- Darüber hinaus unterstützt du bei der Verwaltung von Verträgen, Angeboten und Bestellungen sowie bei der Prüfung, Sortierung und Weiterleitung von Rechnungen, Kassenbelegen und Tagesabschlüssen. Du pflegst Vorlagen, Checklisten und Prozessbeschreibungen und wirkst an der Weiterentwicklung unserer digitalen HR-, Recruiting- und Verwaltungssysteme mit.
Auswertungen und Prozessentwicklung
- Du erstellst regelmäßige Übersichten und Statusberichte für die Geschäftsführung, beispielsweise zu Personalbestand, offenen Stellen, Bewerbungsverfahren, Eintritten, Austritten, Fristen, Schulungen und offenen Personalunterlagen.
- Du baust gemeinsam mit der Geschäftsführung und den Bereichsleitungen strukturierte Abläufe auf, dokumentierst Zuständigkeiten und entwickelst unsere Recruiting-, Personal- und Verwaltungsprozesse laufend weiter.
Du arbeitest in deinem Aufgabenbereich eigenständig, sorgfältig, diskret und termingerecht. Die Entscheidungen über Einstellungen, Vertragsbedingungen, Vergütung und sonstige arbeitsrechtliche Maßnahmen verbleiben bei der Geschäftsführung beziehungsweise den zuständigen Führungskräften. Du verantwortest jedoch die operative Vorbereitung, Koordination, Dokumentation und konsequente Nachverfolgung der dir übertragenen Prozesse.
Profil
- Du verfügst über mehrjährige praktische Erfahrung im Recruiting, in der Bewerberauswahl und in der operativen Personaladministration. Du hast bereits mehrere Besetzungsverfahren parallel betreut und kennst den Recruiting-Prozess von der Erstellung einer Stellenanzeige über die Vorauswahl und erste Gespräche bis zur Koordination der weiteren Interviews.
- Du bringst Erfahrung in der selbstständigen Sichtung und strukturierten Bewertung von Bewerbungsunterlagen sowie in der Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern mit. Erste telefonische oder digitale Vorgespräche führst du sicher und professionell.
- Darüber hinaus hast du praktische Erfahrung in der Personaladministration, beispielsweise im Umgang mit Personalakten, Personalstammdaten, Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Nachweisen und personenbezogenen Fristen. Du kennst die organisatorischen Anforderungen rund um Eintritte, Onboarding, Probezeiten, Austritte und Offboarding.
- Du arbeitest sicher mit digitalen Recruiting-, HR- und Verwaltungssystemen oder verfügst über eine ausgeprägte Bereitschaft, dich schnell und eigenständig in neue Tools einzuarbeiten. Erfahrung mit Recruitee, Bounti, Nesto oder vergleichbaren Systemen ist von Vorteil.
- Du hast idealerweise bereits mit Lohnverrechnung, Steuerberatung, Behörden, Krankenkassen, Versicherungen oder anderen externen Dienstleistern zusammengearbeitet und verstehst es, erforderliche Unterlagen vollständig und fristgerecht zusammenzustellen sowie offene Rückfragen konsequent nachzuverfolgen.
- Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Auch wenn mehrere Themen parallel laufen, behältst du den Überblick, setzt nachvollziehbare Prioritäten und kommunizierst rechtzeitig, wenn Informationen fehlen, Fristen gefährdet sind oder Entscheidungen benötigt werden.
- Du verfügst über ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen und trittst gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern, Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Ansprechpartnern professionell, verbindlich und wertschätzend auf.
- Der vertrauliche Umgang mit Personal-, Vergütungs- und Geschäftsführungsinformationen ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest diskret, zuverlässig und mit hoher Genauigkeit.
- Du hast Freude daran, Strukturen und Prozesse in einem wachsenden Unternehmen aufzubauen, zu dokumentieren und laufend weiterzuentwickeln. Dabei übernimmst du Verantwortung für deine Themen, holst notwendige Abstimmungen eigenständig ein und hältst offene Aufgaben und vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
Wichtig ist uns deine langfristige Motivation für die gesamte Breite der Position: In der Aufbau- und Expansionsphase wird Recruiting zunächst einen großen Teil deiner Tätigkeit ausmachen. Mit zunehmendem Unternehmensaufbau wird sich die Rolle stärker in Richtung Personaladministration, On- und Offboarding, Schulungsadministration, Geschäftsführungsunterstützung und allgemeine Organisation entwickeln. Du möchtest daher weder ausschließlich Recruiting beziehungsweise Talent Acquisition machen noch Recruiting lediglich organisatorisch begleiten.
Von Vorteil sind Erfahrungen in der Gastronomie, Hotellerie, Systemgastronomie oder in filial- beziehungsweise franchisegeprägten Strukturen sowie gute Englischkenntnisse. Eine kaufmännische, personalwirtschaftliche oder vergleichbare Ausbildung beziehungsweise ein entsprechendes Studium ist willkommen, aber nicht zwingend Voraussetzung.
good to know
Dich erwartet keine vollständig etablierte Verwaltung mit fertigen Abläufen. IZA Noodle Bar befindet sich in einer Aufbau- und Expansionsphase. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung sowie den Verantwortlichen für Restaurantbetrieb, Produktion und Verwaltung zusammen und gestaltest Strukturen, Prozesse und Zuständigkeiten aktiv mit.
In den ersten etwa zwölf Monaten wird Recruiting voraussichtlich den größten einzelnen Aufgabenbereich bilden. Du betreust mehrere Besetzungsverfahren parallel und übernimmst dabei nicht nur die Koordination, sondern auch die Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungen, erste Gespräche, die Bewerberkommunikation und die konsequente Nachverfolgung der Verfahren. Langfristig wird sich der Schwerpunkt zunehmend auf Personaladministration, On- und Offboarding, Schulungsadministration, Geschäftsführungsunterstützung, allgemeine Organisation und die Zusammenarbeit mit externen Partnern verlagern. Die Position ist daher weder als reine Recruiting-Stelle noch als klassische Assistenzstelle angelegt.
Die Rolle ist anspruchsvoll und abwechslungsreich: Mehrere Themen können parallel laufen und Prioritäten sich verändern. Du solltest deshalb strukturiert priorisieren, eigenständig arbeiten, offen kommunizieren und offene Aufgaben konsequent nachhalten. Für deine Arbeit stehen digitale Recruiting-, HR- und Verwaltungssysteme sowie Vorlagen und Prozesse zur Verfügung, die gemeinsam weiterentwickelt werden. Entscheidungen über Einstellungen, Vergütung und arbeitsrechtliche Maßnahmen verbleiben bei der Geschäftsführung beziehungsweise den zuständigen Führungskräften; du verantwortest jedoch die operative Vorbereitung, Koordination, Dokumentation und Nachverfolgung der Prozesse.
Du hast bis hierher gelesen? Dann ist die Position offenbar interessant für Dich! Bewirb Dich – wir freuen uns!
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