Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Rückhalt, Struktur und Weitblick an der Seite der Geschäftsführung
in einem modernen Markenunternehmen
Köln / Vollzeit / Hybrid
- 20260606
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Wir besetzen diese Position in einem etablierten, wachstumsstarken Markenunternehmen im Bereich Kinder- und Familienprodukte, das nachhaltige Qualitätsmarken entwickelt und vertreibt. Das Unternehmen ist mittelständisch geprägt, mit Wurzeln im Start-up-Umfeld und steht für ein entspanntes, menschlich intaktes Arbeitsklima. Die dreiköpfige Geschäftsführung arbeitet sehr unterschiedlich, aber ausgesprochen eingespielt und vertrauensvoll zusammen. In dieser Rolle bist du eng an der Unternehmensspitze angebunden, schaffst Struktur in einem dynamischen Umfeld und hältst den Entscheidern den Rücken frei. Deine Unterstützung ist wesentlich dafür, dass strategische Entscheidungen konsequent umgesetzt und operative Themen zuverlässig vorangetrieben werden.
Rund xx Mitarbeitende am Standort
Gehaltsrahmen ca. 65.000€ – 75.000€ p. a.
abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation
Köln, Ehrenfeld
Benefits
- Modernes, inspirierendes Arbeitsumfeld im Büro „The Ship“ in Köln-Ehrenfeld
- Familienfreundliches Setting mit firmeneigener KITA im Haus
- Kinder und Hunde im Büro ausdrücklich willkommen
- Großraumbüro mit lockerer, kollegialer Atmosphäre und Casual Dresscode
- Eigenes Fitnessstudio und Angebote wie Yoga direkt vor Ort
- Hybrides Arbeiten mit ca. 2 Tagen Homeoffice pro Woche
- Nachhaltig ausgerichtetes Unternehmen mit marktführenden Marken im DACH-Raum
- Langfristig angelegte Position mit dem Wunsch nach stabiler Zusammenarbeit (mindestens 2 Jahre)
Tasks
- Umfassende Unterstützung der gesamten dreiköpfigen Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement für alle drei Geschäftsführer:innen – inklusive Koordination komplexer, paralleler Terminlagen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agendaerstellung, Unterlagenzusammenstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
- Priorisierung und Steuerung eingehender Anfragen – du entscheidest, was wann auf den Tisch der Geschäftsführung gehört
- Verantwortung für die interne und externe Korrespondenz der Geschäftsführung in Deutsch und Englisch
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten – strukturiert, übersichtlich und adressatengerecht
- Übernahme eigener Projekte und Sonderaufgaben von der Idee bis zur Umsetzung
- Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Abläufen und Strukturen sowie aktive Mitgestaltung effizienter Prozesse
- Begleitung bereichsübergreifender Initiativen und Nachhalten von Timelines, Ergebnissen und To-dos
- Unterstützung bei der Nachverfolgung strategischer Entscheidungen – du sorgst dafür, dass aus Beschlüssen konkrete Taten werden
- Schnittstelle und verlässliche Ansprechperson für Banken, Investoren, ggf. Gremien sowie externe Partner:innen wie Berater und Agenturen
Profile
- Mehrjährige Erfahrung (mindestens 5 Jahre) als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren, eng angebundenen Rolle
- Idealerweise Erfahrung in beratungsnahen Umfeldern (z.B. Zusammenarbeit mit Partner:innen) und im Umgang mit Geschäftsführungen, Banken und Investoren
- Hohe Belastbarkeit und Freude daran, ein volles und anspruchsvolles Jahr mitzugestalten – insbesondere vor dem Hintergrund einer anstehenden Transaktion / eines Investoreneinstiegs
- Ausgeprägtes unternehmerisches Mindset und Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
- Sehr strukturierte, proaktive und detailgenaue Arbeitsweise – du erkennst, was gebraucht wird, bevor es ausgesprochen wird
- Stärke im Priorisieren und Navigieren in einem schnellen, sich verändernden Umfeld
- Hohe Eigeninitiative – du gestaltest mit, statt nur zu verwalten
- Souveräne Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen, professionelles und zugleich authentisches Auftreten
- Offen, ehrlich, wenig politisch, bodenständig und integer – du baust Vertrauen auf und pflegst Beziehungen auf Augenhöhe
- Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit mit einem jungen, kreativen Team
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools
- Idealerweise regionale Verankerung im Raum Köln; ein höheres Erfahrungslevel ist willkommen, aber kein Muss
Challenge
Dich erwartet ein ungewöhnlich kollegiales und zugleich professionelles Umfeld, in dem Wertschätzung, Offenheit und ein respektvoller Umgang tatsächlich gelebt werden. Die Geschäftsführung ist in ihrer Zusammensetzung sehr unterschiedlich, arbeitet aber seit Jahren vertrauensvoll und stabil zusammen. Du wirst als wichtige Sparringspartner:in auf Augenhöhe gesehen. Das Umfeld ist dynamisch: Mit der bevorstehenden Transaktion und dem Einstieg eines Investors steht ein intensives, aber spannendes Jahr bevor, in dem deine Belastbarkeit und dein Organisationstalent besonders gefragt sind. Durch die familienfreundliche Ausrichtung, flexible Arbeitsmöglichkeiten inklusive Homeoffice sowie Angebote wie KITA, Fitnessstudio und Yoga bleiben trotz hoher inhaltlicher Anforderungen auch Ausgleich und Vereinbarkeit nicht auf der Strecke.
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