Executive Assistant to CFO (w/m/d)
Eine Schlüsselrolle im direkten Support des CFO mit breiter organisatorischer Verantwortung und hoher Vertrauensnähe.
Frankfurt / Vollzeit / Hybrid
- 20260404
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Unser Kunde ist eine international tätige, familiengeführte Unternehmensgruppe mit einer langfristigen Werteorientierung. Mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und Aktivitäten in verschiedenen Branchen zählt sie zu den bedeutenden Industrie- und Dienstleistungsgruppen Europas. Die Organisation verbindet eine wertorientierte, traditionsreiche Herkunft mit modernen Strukturen und hoher Professionalität im täglichen Miteinander. Die Gruppe steht für Exzellenz, Diskretion und ein Umfeld, in dem Qualität und Verlässlichkeit maßgeblich sind.
Für das CFO-Office wird eine erfahrene Assistenz gesucht, die die organisatorischen Abläufe zuverlässig steuert, Themen vorausschauend priorisiert und gleichzeitig Governance, Gremienarbeit, Bereichskoordinierung sowie die Kommunikation in einem komplexen Umfeld aktiv vorantreibt. Die Rolle ist eng an der Schnittstelle zu Führung, Teams und relevanten internen Bereichen angesiedelt. Das Team arbeitet vertrauensvoll, lösungsorientiert und mit klaren Verantwortlichkeiten. Entscheidungen werden reflektiert getroffen, der Austausch ist offen, und Mitdenken sowie Eigeninitiative werden ausdrücklich geschätzt.
rund 60 Mitarbeitende
Gehaltsrahmen zwischen €75.000 – €85.000 p. a., abhängig von Erfahrung und Passung
Frankfurt Westend
Benefits
- Spannende Balance zwischen Konzernstruktur und Aufbruchstimmung in einem sich neu aufstellenden Team
- Hoher Grad an Eigenverantwortung und spürbarem Gestaltungsspielraum
Teilmobiles Arbeiten und flexible Arbeitseinteilung - Individuelle Förderung und Fortbildungsmöglichkeiten
- Aktive Mitarbeit am Aufbau der Holding als Konzernobergesellschaft einer international ausgerichteten Unternehmensgruppe
- Kurze Berichtswege in einem dynamischen Arbeitsumfeld im Kontext einer familiengeführten Organisation
- Corporate Benefits wie Job-Ticket, JobRad und EGYM Wellpass
Tasks
- Organisation von Terminen, Reisen und Veranstaltungen des CFO inklusive Kalenderpflege sowie Reise- und Event-Kostenmanagement
- Erstellung und Gestaltung von Dokumenten, Präsentationen und Schriftstücken in hoher Qualität
- Einholen von Angeboten und Auswahl strategischer Dienstleister, auch bereichsübergreifend, sowie Durchführung von Bestellungen
- Vorbereitung, Koordination und aktive Teilnahme an Meetings sowie die inhaltliche Vor- und Nachbereitung
- Pflege der Outlook-Mailboxen sowie zuverlässige Steuerung der internen und externen Korrespondenz
- Spesenabrechnung des CFO sowie Dokumentenmanagement und Betreuung der Ablagestrukturen
- Unterstützung in Governance-Themen durch die Erstellung von Protokollen und das konsequente Nachhalten von Beschlüssen
- Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten im CFO-Umfeld
- Eigenständige Übernahme kleinerer Projekte, Aufgabenverfolgung und Prioritäten-Nachhalten
- Enge Abstimmung mit relevanten Schnittstellen im Finance-Bereich sowie den Assistenzkolleginnen der Eigentümerfamilie
- Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses und vorausschauende Priorisierung von Themen, inklusive Gatekeeper-Funktion für das CFO-Office
Unterstützung bei organisatorischen Sonderthemen - Zusammenarbeit mit dem dreiköpfigen Team Corporate Development & Strategisches Controlling (CDC) mit der Perspektive, sich in Richtung eines CFO Office Managers weiterzuentwickeln
Profile
- Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene
- Sehr strukturierte, vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, den CFO spürbar zu entlasten
Talent im Organisieren und konsequenten Nachhalten, auch in dynamischen Situationen - Lösungsorientierte Haltung, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, pragmatisch zu arbeiten und verbindlich zusammenzuarbeiten - Liebe zum Detail und hoher Anspruch an Sorgfalt und Qualität
- Perfekte Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Routinierter Umgang mit allen gängigen MS-Office-Tools, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint
- Zeitliche Flexibilität mit Verfügbarkeit bei Bedarf zwischen ca. 7:30 und 19:30 Uhr sowie der Möglichkeit, in ruhigeren Zeiten halbe oder ganze Tage freizunehmen
- Diskrete, loyale und reflektierte Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl und Freude an Zusammenarbeit in einem wertorientierten, entwicklungsorientierten Umfeld
good to know
Der CFO arbeitet sehr strukturiert, reflektiert und wertschätzend. Er ist häufig unterwegs und benötigt eine Assistenz, die Themen zuverlässig steuert, Prioritäten klar einordnet und vorausschauend handelt. Präzise formulierte Schriftstücke, Sorgfalt sowie ein professioneller Informationsfluss sind ihm besonders wichtig. Die Zusammenarbeit ist vertrauensvoll und nah – mit direktem Zugriff auf Kalender, Korrespondenz und sensible Unterlagen.
Fingerspitzengefühl, Beharrlichkeit und ein sicheres Gespür für Situationen spielen eine große Rolle, insbesondere in der Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen sowie den Assistenzkolleginnen der Eigentümerfamilie. Flexibilität an Randzeiten ist hilfreich, ebenso Offenheit für bereichsübergreifende Themen und neue Aufgaben. Loyalität, Zuverlässigkeit und eine bodenständige, hands-on-orientierte Arbeitsweise sind entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
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