Executive & Personal Assistant (w/m/d) im unternehmerischen Family-Office-Umfeld
Verantwortung, Struktur und Vertrauen in einem modernen Setup
München / Vollzeit / vor Ort
- 20251007
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Unser Mandant ist ein unternehmerisch geprägtes Family Office mit Sitz in München, das Investment-, Family- und Private-Affairs unter einem Dach vereint. In dieser Rolle begleitest du zwei unternehmerische Persönlichkeiten im Aufbau ihrer Strukturen – geschäftlich und privat – und sorgst dafür, dass Abläufe effizient, professionell und menschlich bleiben. Du arbeitest eng mit dem Inhaberpaar zusammen, übernimmst Verantwortung für Organisation, Kommunikation und Office Management und bist die zentrale Schnittstelle zwischen Business und Privatleben.
Kleines, wachsendes Team (aktuell 4–5 Personen)
Gehaltslevel ca. €80.000 bis €95.000 p. a.
München, sehr zentrale Innenstadtlage
Benefits
- Unbefristete Festanstellung in direkter Zusammenarbeit mit dem Inhaberpaar
- Gestaltungsfreiheit beim Aufbau von Prozessen und Strukturen
- Vertrauensvolle, familiäre Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
- Flexibles, hybrides Arbeitsmodell – Home Office nach Absprache gelegentlich
- Hundefreundliches Büro und verständnisvolles Umfeld (familienfreundlich)
- Abwechslungsreiche Mischung aus Business und Private Support
Tasks
- Du übernimmst die tägliche Organisation und Priorisierung für zwei unternehmerische Persönlichkeiten – vorausschauend, strukturiert und mitdenkend.
- Du koordinierst Reisen, Termine und Meetings, bereitest Unterlagen vor und sorgst für strukturierte Abläufe im Büro und digital.
- Du unterstützt beim Aufbau eines neuen Münchner Büros und übernimmst die Koordination von Bürosuche, Dienstleistern und Ausstattung.
- Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte, organisierst Post, Verträge und Dokumente und hältst den Überblick über laufende To-dos und Fristen.
- Du kümmerst dich auch um private Themen wie Reisen, Geschenke, Kinderorganisation (nicht Betreuung!) oder Abstimmung mit Haushalts- und Servicedienstleistern – mit Diskretion und Leichtigkeit.
- Du unterstützt bei kleineren IT- und Finance-Themen (Zahlungsvorbereitung, Lizenzverwaltung, Koordination von Dienstleistern) und sorgst dafür, dass Tools und Prozesse reibungslos laufen.
Profile
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise im unternehmerischen Umfeld eines Family Office, im Private Equity Unternehmen, einem Start-up oder einer Beratung) mit Nähe zur Geschäftsführung und Schnittstelle zu privaten Themen
- Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Integrität
- Hohe digitale Kompetenz und IT-Affinität
(Google Workspace, MS Teams, Asana o. ä.) - Organisationstalent, Selbstständigkeit und Hands-on-Mentalität – du siehst, was zu tun ist und packst an
- Professionelles, freundliches und resilientes Auftreten – mit Humor und Verlässlichkeit
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich), Deutsch ebenfalls fließend auf muttersprachlichem Niveau (zwingend erforderlich)
good to know
Diese Position verbindet Executive Support, Office Management und Private Assistance in einem modernen Family-Office-Setting. Es ist eine Gestaltungsrolle für jemanden, der Verantwortung übernehmen, Struktur aufbauen und den Alltag zweier unternehmerischer Persönlichkeiten aktiv mit organisieren möchte.
Hier geht es nicht nur um Verwaltung, sondern um Vorausschau, Kommunikation und Eigeninitiative – in einem Umfeld, das Vertrauen, höchste Diskretion, Flexibilität und Professionalität gleichermaßen schätzt.
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