Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Vertrauen, Diskretion und operative Verantwortung im unternehmerischen Stiftungsumfeld
München / Vollzeit / vor Ort
- 20260105
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Für eine unabhängige, traditionsreiche Stiftung mit Sitz in München suchen wir eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur direkten Unterstützung des Vorsitzenden der Geschäftsführung. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Vertrauensrolle und unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlich vorbereitenden Themen. Neben dem professionellen Management des Tagesgeschäfts liegt ein besonderer Schwerpunkt auf der Aufbereitung von Unterlagen, der Einordnung von Zahlen und Kennziffern sowie der souveränen Kommunikation mit öffentlichen Institutionen, ministeriellen AnsprechpartnerInnen und externen Gremien.
Rund 14 KollegInnen im unmittelbaren Büroumfeld, insgesamt ca. 250 Mitarbeitende innerhalb der Stiftung und der angeschlossenen Organisationseinheiten
Attraktives Fixgehalt im marktüblichen Rahmen einer gehobenen Assistenzposition, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung, ca. €70.000 bis €80.000
München Bogenhausen
MÖGLICHKEITEN
- Diese Position bietet Ihnen ein außergewöhnlich stabiles und wertschätzendes Arbeitsumfeld.
- Sie arbeiten in einer unabhängigen Stiftung mit langfristiger Perspektive und hoher Arbeitsplatzsicherheit.
- Sie profitieren von klaren Strukturen, planbaren Arbeitszeiten und einem respektvollen Umgangston.
- Die Rolle bietet unmittelbare Nähe zur Geschäftsführung sowie Einblick in wirtschaftliche, kulturelle und institutionelle Zusammenhänge.
- Homeoffice ist nur in begrenztem Umfang vorgesehen, der Fokus liegt klar auf Präsenz und persönlicher Abstimmung.
- Eine freiwillige Sonderprämie ist möglich, ohne Anspruch auf Regelmäßigkeit.
AUFGABEN
- Sie übernehmen die eigenständige Organisation und Koordination des Terminmanagements des Vorsitzenden der Geschäftsführung.
- Sie bereiten Termine, Sitzungen und Verwaltungsratssitzungen sorgfältig vor und nach.
- Sie organisieren und rechnen Dienstreisen ab und stellen alle relevanten Unterlagen zusammen.
- Sie erstellen Präsentationen, Berichte, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Termine.
- Sie unterstützen bei Controlling-Themen, Kennzahlen und Plausibilitätsprüfungen und bringen sich mit einer strukturierten Einordnung aktiv ein.
- Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zu Ministerien, Behörden, Mitgliedern des Verwaltungsrats sowie externen AnsprechpartnerInnen.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der externen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.
PROFIL
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium.
- Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im Umfeld von Geschäftsführung, Vorstand oder C-Level mit.
- Sie verfügen über ein sehr gutes Zahlenverständnis sowie Interesse an Controlling-Kennzahlen und Auswertungen.
- Idealerweise haben Sie Erfahrung in Kanzleien, Notariaten, Beratungen, Versicherungen oder vergleichbaren institutionellen Umfeldern gesammelt.
- Sie zeichnen sich durch eine hervorragende Ausdrucksfähigkeit und absolute Sicherheit in der deutschen Sprache aus, ergänzt durch gute bis sehr gute Englischkenntnisse.
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und vorausschauend und haben einen hohen Anspruch an Genauigkeit und Qualität.
- Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich.
- Sie bewegen sich sicher in formellen Kontexten und haben einen professionellen Umgang mit protokollarischen Rahmenbedingungen und klassischen Anreden.
WISSENSWERTES
Diese Position richtet sich bewusst an erfahrene Persönlichkeiten mit beruflicher Reife, Haltung und Verantwortungsbewusstsein. Gestaltungsdrang oder schnelle Veränderungen stehen hier nicht im Vordergrund. Gesucht wird eine verlässliche Assistenz, die mitdenkt, sorgfältig arbeitet und sich langfristig in ein traditionsreiches Umfeld einbringen möchte. Wer Freude an Struktur, Substanz und hoch professioneller Arbeitsweise hat und Genauigkeit über Geschwindigkeit stellt, findet hier eine außergewöhnliche Rolle mit Tiefe, Vertrauen und Perspektive.
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