Team Assistant & Office Management (m/w/d)
Proaktive Assistenz im modernen Family Office mit Investment Support und Office Verantwortung
München / Vollzeit / vor Ort
- 27. November 2025
- 20251109
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Für ein modernes, inhabergeführtes Family Office mit neun Mitarbeitenden suchen wir eine proaktive Team Assistant & Receptionist, die täglich vor Ort eine zentrale Rolle im Office Management übernimmt. Du unterstützt den Geschäftsführer und drei Investment Manager im operativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
rund 9 KollegInnen am Standort München
Gehaltsrahmen von ca. €55.000 bis €65.000 p. a.
München, Bogenhausen, Nähe Prinzregentenplatz
Benefits
- Unbefristete Vollzeitstelle mit Wachstumsmöglichkeiten
- Marktgerechte Vergütung plus freiwilliger Bonus von rund 10%
- Wellpass, Deutschlandticket, Jobrad, Team Sport mit Personal Trainer u.v.m.
- Wöchentlicher gemeinsamer Team Lunch
- Zahlreiche Team-Events über das Jahr verteilt
- Attraktive Büroatmosphäre in München mit sehr guter Anbindung
- Altbau-Office mit Dusche für Sportler/Radler, modernen Arbeitsmitteln und kurzen Entscheidungswegen
- Familiäres, junges und dynamisches Teamumfeld
Tasks
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Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Management, Teammitgliedern und externen PartnerInnen
- Verantwortung für Empfang, Besucherbetreuung und Besprechungsräume inklusive Vorbereitung, Cateringkoordination und hochwertiger Außenwirkung
- Professioneller erster Kontakt für Portfolio-Unternehmen, externe PartnerInnen und interne Teams
- Vollständiges Office Management inklusive Küche, Bestellungen, allgemeiner Abläufe und einladender Atmosphäre
- Aktive administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers und der Investment Manager im täglichen Kalendermanagement inklusive Priorisierung und Abstimmung mit externen Schnittstellen
- Planung, Buchung und Abrechnung sämtlicher Geschäftsreisen
Vorbereitung von Unterlagen für Meetings mit Portfolio-Firmen inklusive Durchsicht, Notizen und Präsentationssupport - Betreuung der Praktikanten im First-Level-Support sowie Koordination von deren Aufgaben
- Vor- und Nachbereitung von Team Meetings inklusive Agenda, Materialien, Follow-ups
- Eventmanagement für interne Team-Events sowie die Organisation von zwei Social Days pro Jahr für das Team
- Unterstützung im Dokumentenmanagement, Monitoring von Fristen und Bearbeitung von Rechnungen
- Unterstützung bei Recruiting-Aktivitäten für das Investment-Team
Profile
- Kaufmännische, sekretariats- oder hotellerienahe Ausbildung
- Erste Berufserfahrung in Assistenz, Office Management oder Hotellerieumfeld
- Hohe Serviceorientierung mit verbindlichem Auftreten und Freude am Umgang mit Gästen
- Strukturierte, vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise
- Proaktivität und der Blick für das was als Nächstes vorbereitet werden muss
- Sicher im Umgang mit jungen dynamischen Teams und Führungskräften
- Sehr gutes Zeitmanagement und Priorisierungsfähigkeit
- Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Routinierter Umgang mit Microsoft Office insbesondere Outlook
- Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit viel direktem Austausch
GOOD TO KNOW
Du arbeitest eng mit einem jungen Investmentteam zusammen, das Wert auf Professionalität, Humor und ein harmonisches Miteinander legt. Vertrauen entsteht hier schnell durch Verlässlichkeit, klare Kommunikation und aktive Unterstützung im Alltag.
Hier bist du das Herzstück des Back Office. Du hast Freude daran, die KollegInnen zu unterstützen und bist die Visitenkarte für externe AnsprachpartnerInnen und fühlst Dich verantwortlich für das Look & Feel des Büros. Als proaktive und engagierte SchnittstellenmanagerIn agierst Du hoch professionell und souverän im Sinne des Unternehmens und hast Freude an dem Austausch mit dem Team. Du denkst einen Schritt voraus, bringst dich aktiv ein und kannst Umfeld und Aufgaben mitgestalten. Eine vielschichtige Rolle in einem hoch professionellen, offenen Team, in dem neben dir noch 3 weitere Assistenzkolleginnen in Teilzeit für Partner und Gründer zuständig sind und ein Miteinander mit Respekt, auf Augenhöhe und unterstützend pflegen.
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