Vorstandsassistenz (w/m/d)
für eine global tätige Unternehmensgruppe im Industriesektor
Vollzeit / vor Ort / In der Nähe von Offenburg
- 8. November 2024
- 20241101
#vollzeit #vorstandsassistenz #Industriebranche #wearehiring #newjob #assistantjobs
Unser Kunde ist eine weltweit tätige Unternehmensgruppe im Industriesektor mit insgesamt 3.000 Mitarbeitenden. Für den Hauptsitz in der Nähe von Offenburg mit ca. 1.500 Mitarbeitenden wird eine serviceorientierte und verantwortungsbewusste Vorstandsassistenz für den CEO und den CFO gesucht. Zusätzlich wird das Büro des Vorstandes von einer weiteren Kollegin in allen organisatorischen Belangen unterstützt.
Über 3.000 KollegInnen
Gehaltsrahmen zwischen €80.000 – €100.000 p.a. je nach Hintergrund und Erfahrung
In der Nähe von Offenburg
Benefits
Zusammenarbeit in einem dynamischen Team, das sich für innovative und nachhaltige Lösungen einsetzt
Eine attraktive und faire Vergütung
- Möglichkeiten zur individuellen beruflichen Weiterentwicklung durch Training, Coaching, Mentoring und gezielte Talentförderung
Kooperationen mit diversen Fitnessstudios mit vergünstigter Mitgliedschaft
BusinessBike-Fahrradleasing zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden sowie als Beitrag zum Umweltschutz
Bezuschusste Firmenevents und -veranstaltungen zur Stärkung des Teamgeists und zur Feier gemeinsamer Erfolge
Subventioniertes Kantinenessen mit abwechslungsreichen, thematischen Angeboten
Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Kinderbetreuung sowie ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze für eine sichere Zukunft
- Homeoffice nach Absprache z.B. bei Abwesenheit beider Vorstände in kleinerem Rahmen möglich
Tasks
- Gesamtverantwortung für das Office Management des CEO und CFO in allen Belangen
- Überwachung und Management wichtiger Termine der Vorstände unter Berücksichtigung von Vorbereitungszeiten und einzuhaltenden Fristen
- Analyse und ggf. Optimierung bestehender Office-Prozesse und Abläufe (Dokumentenmanagement, Ablage, Wiedervorlage, etc.)
- Reisemanagement der Vorstände in Zusammenarbeit mit externem Dienstleister sowie Spesenabrechnungen
- Organisation unternehmensinterner und externer Veranstaltungen wie z.B. Global Management Meetings, Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen, Prüfungsausschuss-Sitzungen, Treffen bei Wirtschaftsverbänden, etc.
- Organisation von Impulsvorträgen, Reden und Panelteilnahmen des CEO’s in enger Zusammenarbeit mit Public Relations
- Terminkoordination (inkl. Regelkommunikation der Vorstände), Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen (Entscheidungsvorlagen, Beschlussdokumentationen, Präsentationen)
- Verfassen von Meeting Minutes resp. Aufbereiten von Minutes, die durch CEO / CFO erstellt wurden
- Zusammenarbeit mit Investor Relations- und Public Relations-Agentur
- Schnittstelle zu Vice Presidents der Unternehmensgruppe und Geschäftsführern der Tochtergesellschaften weltweit sowie zu den Aufsichtsräten der Gruppe
- Professionelles Screening von externen Anrufen und Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern
Profile
Im Einzelnen umfassen die Anforderungen:
- Abitur und idealerweise erfolgreich abgeschlossenes Studium (Bachelorabschluss, BA oder vergleichbar, idealerweise Betriebswirtschaft)
- Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung und Erfolge in einer vergleichbaren Position (Vorstandsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management) in einem international aufgestellten Unternehmen idealerweise im Industriesektor
- Hohe IT-Affinität und absolut sicherer Umgang mit MS Office 365
- Exzellentes Verständnis für das Business einer weltweit tätigen börsennotierten Gruppe sowie ein gutes Gefühl für das aktuelle Geschehen in der Gruppe, um die Prioritäten der Vorstände optimal managen zu können
- Deutsch auf muttersprachlich Niveau (Wortschatz und Schreibstil) sowie fließendes Englisch in Wort und Schrift (C2) – idealerweise durch Auslandsaufenthalte perfektioniert; weitere Sprachen (z.B. Spanisch) von Vorteil
- Kenntnisse im Projektmanagement wünschenswert
Anforderungen zu Persönlichkeit, Einstellung, Arbeitsweise und Motivation:
- Ausgesprochen „service-minded“ in Bezug auf alle Belange der beiden Vorstände und Hands-on-Mentalität („MacherIn“)
- Positive Ausstrahlung sowie sehr gute und höfliche Umgangsformen
- Natürliches Selbstbewusstsein (Autorität) gepaart mit angemessenem Durchsetzungsvermögen in der globalen Organisation
- Organisationsstarke, strukturierte, sehr selbstständig und vorausschauend arbeitende sowie lösungsorientierte SchnittstellenmanagerIn
- Integre, souveräne sowie loyale Assistenz mit Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen – absolute Zuverlässigkeit
- Reflektierte, kritikfähige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Sozial- und emotionaler Kompetenz
- Sicheres, professionelles und „smartes“ Auftreten auf allen Ebenen (Vorstand, Aufsichtsrat, Führungskräfte, Mitarbeitende, Geschäftspartner und Kunden)
- Hohe Eigenmotivation, Belastbarkeit und Teamfähigkeit sowie zeitliche Flexibilität (u.a. gelegentlich Abendveranstaltungen)
- Außerordentliche Kommunikationsstärke, Gespür für Menschen und Situationen sowie interkulturelles Know-how
Good to know
Diese Position ist auf höchstem Niveau angesiedelt und stellt eine anspruchsvolle Herausforderung dar, die ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Organisationsgeschick und strategischem Denken erfordert.
Bringe deine beeindruckende berufliche Erfolgsbilanz in vergleichbaren Positionen ein und überzeuge mit einem exzellenten Gespür für Prioritäten und Vertraulichkeit. Eine integre, souveräne und loyale Persönlichkeit mit Führungsstärke sowie sozialer und emotionaler Kompetenz ist hier genau richtig. In dieser Rolle sind hohe Belastbarkeit, Flexibilität sowie ein reflektiertes und kritikfähiges Auftreten gefragt.
Nutze die Chance, komplexe Situationen vorausschauend zu managen und deine Kommunikationsstärke zu zeigen. Diese Position bietet dir eine spannende Gelegenheit, eng mit dem Top-Management einer globalen Organisation zusammenzuarbeiten und maßgeblich zur Effizienz und Professionalität des Vorstandsbereichs beizutragen.
Stellenanzeige teilen
Weitere Stellenangebote
