KathrinWood

Personal Assistant to the COO (w/m/d)

Assistenz mit dem Wunsch nach Weiterentwicklung für unterstützende Führungskraft

München / Vollzeit / Hybrid

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Der Arbeitgeber ist eine führende internationale und hoch moderne Kanzlei. Die Chief Operating Officer (non-legal background) sucht eine intrinsisch motivierte Assistenz, einen Sparring Partner, der vertrauensvoll und in engem Austausch Prozesse, Aufgabenstellungen und Kommunikation gemeinsam entwickeln, gestalten und vorantreiben möchte. In dieser Position geht es nicht um Legal Themen, sondern vielmehr den Operations-Aspekt einer Großkanzlei mit allen Herausforderungen an das operative Geschäft, dessen Prozesse und Abläufe.

ca. 5.000 Mitarbeitende in 30 Büros (national/international)

Gehaltsrahmen zwischen €60.000 und €70.000 p. a. 

München, Bogenhausen

Benefits

  • Eine unbefristete Direktanstellung in Vollzeit 
  • 30 Tage Urlaub plus Dein Geburtstag frei!
  • Hybrides Arbeitsmodell in vertrauensvoller Absprache mit der COO
  • Great boss! Frauen Power! Eine Vorgesetzte, die wertschätzend und auf Augenhöhe agiert und ihre Assistenz aktiv einbinden möchte
  • Internationales Arbeitsumfeld 
  • Gewünscht und erwartet wird die persönliche und fachliche Weiterentwicklung
  • Sweet Benefits: Weiterbildungsmöglichkeiten, Work-Life-Balance, hoch modernes Arbeitsumfeld, Gesundheit/Sport/Well-being, Rent a Bike uvm.  
  • Eine äußerst abwechslungsreiche Tätigkeit in der Assistenz, Einbindung in Themen, eigenständiges und verantwortungsvolles Arbeiten
  • Vertrauen und Verantwortung in einer systemrelevanten Funktion, der Wertschätzung entgegengebracht wird

Tasks

  • Umfassende administrative und organisatorische Betreuung und Verantwortung des COO-Office
  • Termin-/Kalender-/Reisemanagement
  • Dokumentenmanagement, -bearbeitung & zusammenführung (v. a. von Präsentationen für interne Management Meetings)
  • Persönliche Teilnahme, Organisation, Koordination und Betreuung von Board und „Head of“-Meetings inkl. Protokollerstellung sowie zuverlässiges Nachfassen von Beschlüssen und Aktionspunkten
  • Schnittstellenmanagement zu externen und v. a. internen Business Partnern, Stabsstellen, Stakeholdern und dem Team der COO
  • Relationship Management innerhalb des Kanzleiumfelds (Vor- und Ausarbeitung von Reden und Präsentationen der COO auf Veranstaltungen/Fachtagungen)
  • Sparring Partner/Ideen-Weiterdenker/-entwickler

Profile

  • Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Leitungsebene, idealerweise, aber nicht zwingend im Kanzlei- bzw. Beratungs-Umfeld
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische und/oder akademische Ausbildung
  • Ausgezeichnete Deutsch- sowie fließende Englischkenntnisse
    in Wort und Schrift
  • Versierter Umgang mit MS Office Programmen, insb. Outlook und PowerPoint  
  • Sicherer Umgang mit Führungskräften in der Kommunikation
  • Hohe Organisations- und Planungssicherheit
  • Zielstrebigkeit, Durchsetzungsvermögen und Loyalität
  • Der persönliche Wunsch, sich weiterzuentwickeln, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Erfolg beizutragen

Challenge

  • Diese Position gestaltet sich aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Themen
    (z. B. Immobilien-Management, Budget Planung, Einführung neuer Prozesse, Unternehmenskommunikation etc.) sehr abwechslungsreich und anspruchsvoll. Die COO ist eine sehr agile und kreative Person, die Dir Ideen “zuwerfen” möchte, die Du eigenständig weiterentwickeln kannst und sollst. Dafür musst Du neugierig, aufgeschlossen und flexibel sein. Für diese Aufgabe braucht es ein hohes Maß an Arbeitsstruktur, Souveränität und einen hohen Anspruch an das eigene Tun. Ein toller Job, für jemanden, der sich neben einer fördernden Managerin weiterentwickeln möchte.

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