Service-orientierte Assistenz (w/m/d) im Family Office

in kollegialem und familiären Team

Frankfurt / Vollzeit / vor Ort

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Unser Klient ist ein renommiertes Family Office einer bedeutenden Gründerfamilie in Frankfurt und verwaltet ein breit gefächertes Portfolio an Unternehmensbeteiligungen und Immobilien.

Das Portfolio unseres Klienten umfasst neben einer bedeutenden Beteiligung an einem führenden Industrieunternehmen weitere mittelständische Direktbeteiligungen, Immobiliengesellschaften, sowie weitere langfristige unternehmerische Beteiligungen. 

3 KollegInnen im Frankfurter Büro sowie die zu betreuenden vier Gesellschafter

Gehaltslevel ca. €60.000 bis €80.000 p. a.

Frankfurt, Main Tower

Benefits

  • Ein kleines und feines unternehmerisches Umfeld, das es erlaubt, eigene Ideen und Initiativen zu verfolgen, Ideen einzubringen und Projekte verantwortlich zu übernehmen
  • Persönliche Entwicklung und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
  • Flache Hierarchien, eine enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Assistenz
  • Eine sehr schöne und familiäre Atmosphäre in einem exklusiven Umfeld
  • Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Leistung belohnt
  • Unbefristete Vollzeit-Anstellung in wertschätzendem, professionellen Umfeld
  • 30 Urlaubstage per annum
  • Geregelte Arbeitszeiten
  • Hund im Büro möglich

Tasks

  • Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben im Schulterschluss mit der Assistenzkollegin
  • Termin- und Kalendermanagement sowie allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Aufnahme von Sitzungsprotokollen und Erstellung von Gesprächsnotizen
  • Überweisungen, Kontrolle und Ablage der Rechnungen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Kassenbuchführung sowie Abrechnung der Barkasse
  • Schnittstellenmanagement zum Steuerbüro
  • Empfang und Betreuung der Gäste und Gesellschafter
  • Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
  • Erste Ansprechpartnerin der externen Dienstleister
  • Verantwortung für das Bestellwesen
  • Dienstfahrten und Botengänge

Profile

  • Abgeschlossene kaufmännische oder Paralegal-/Refa-/Nofa-Ausbildung und Kenntnisse von unternehmerischen Abläufen

  • Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise in einem Family Office oder einem Familienunternehmen

  • Zuverlässiges, gewissenhaftes und selbständiges Arbeiten ohne Scheu vor Zahlen und mit einem Auge fürs Detail

  • Diskrete, loyale und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, sowohl in Deutsch als auch in Englisch – im Idealfall Grundkenntnisse in Französisch

  • Sehr gute Kenntnis in gängiger Büro-Software (Microsoft Office Paket)

  • Idealerweise, aber nicht zwingend, bereits Erfahrung in einer Schnittstellenfunktion zu Buchhaltung und Steuerberatung 

    Sehr gute Umgangsformen, freundliches und höfliches Auftreten

good to know

Gesucht wird eine offene, service-orientierte Assistenz mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Family Office, die durch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch & Englisch) sowie umfassende MS-Office Kenntnisse überzeugt. Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität, ein professionelles und verbindliches Auftreten sowie eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise und -einstellung runden das Profil ab.

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