Assistenz (m/w/d) der Vorständin HR & Compliance

bei namhafter Münchner Mediengruppe

München / Vollzeit / hybrid

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Unser Klient, ein international tätiger deutscher Medienkonzern mit weltweit etwa 10.000 Mitarbeitenden, sucht aktuell eine Assistenz für die Vorständin HR & Compliance. 

10.000 Mitarbeitende weltweit

Gehaltslevel ca. €60.000 bis €80.000 p. a.

München, Bogenhausen

Benefits

  • Corporate Benefits: Zuschuss zur Altersvorsorge, Fahrradleasingprogramm, Gesundheitsmanagement, Rabatte bei Fitnessstudios, Sabbaticals, Pakadoo-Packstation
  • Ausstattung: Smartphone und Laptop zur beruflichen und privaten Nutzung
  • Entfaltungsmöglichkeiten: Großer Gestaltungsspielraum, Networking und Innovationen
  • Mitarbeiterrabatte: Kostenlose Zeitschriften sowie Rabatte auf Zeitschriften-Abonnements und bei über 300 Marken in Bereichen wie Technik, Mode, Sport und Kultur
  • Weiterbildung: Weiterentwicklung durch Fortbildungsmöglichkeiten und Coaching
  • Soziales Engagement: Unterstützung bei sozialen Herzensprojekten
  • Work-Life- Balance: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten & Arbeitsorte (nach Absprache), bis zu 20 Tage Workation im EU-Ausland
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Bezuschusstes Betriebsrestaurant und betriebsnahe Kindertagesstätte
  • Jobsicherheit: Unbefristeter Arbeitsvertrag und Förderung bei internem Wechsel

Tasks

  • Unterstützung der Vorständin im Tagesgeschäft bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
  • Planung, Organisation und Koordination von weltweiten Geschäftsreisen, internen und externen Terminen, Meetings und Events
  • Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Meetings
  • Betreuung der internen und externen Kollege:innen, Geschäftspartner:innen und Besucher:innen als zentrale Kontaktperson
  • Eigene Projekte und allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z.B. telefonische und schriftliche Anfragen, die Pflege der Dokumentenablage, digitale Rechnungsfreigabe, Postbearbeitung und die Organisation von Veranstaltungen für Mitarbeitende

Profile

  • Mehrjährige Assistenzerfahrung mindestens auf Geschäftsführungsebene in einem Konzern oder vergleichbar großen Unternehmensumfeld bzw. Unternehmensgruppe
  • Kaufmännische Ausbildung und/oder idealerweise ein Studium
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint) und allen gängigen Büroanwendungen (aufgeschlossen gegenüber weiteren IT-Tools)
  • Sehr gute Deutsch und ausgezeichnete Englischkenntnisse
    (flüssig, fehlerfrei und verhandlungssicher in beiden Sprachen)
  • Schnelle Auffassungsgabe, mitdenkende und antizipierenden Arbeitsweise
  • Erfahrung im Management vieler, unterschiedlicher Stakeholder
  • Verlässlich, loyal und teamfähig
  • Networking-Skills und Schnittstellenmanagement
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Engagement und Sinn für Humor – auch in hektischen Phasen
  • Selbstständiges, strukturiertes und zuverlässiges Denken und Handeln
  • Sicheres und freundliches Auftreten, gepaart mit professionellem Umgang auch mit internationalen Gesprächspartnern

GOOD TO KNOW

Diese Position beinhaltet die Unterstützung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, zu dem die Koordination internationaler Termine, Geschäftsreisen, Meetings sowie Events gehört. Darüber hinaus umfasst sie die Betreuung interner und externer Ansprechpartner sowie die eigenverantwortliche Übernahme von Projekten und allgemeinen Sekretariatsaufgaben. Die Herausforderung besteht darin, ein Vielzahl an Aufgaben in einem dynamischen Umfeld zu organisieren, welches eine hohe Eigenständigkeit, eine strukturierte Arbeitsweise sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch erfordert. Flexibilität und ein professionelles Auftreten sind von besonderer Bedeutung, um den Anforderungen an ein effektives Stakeholder-Management gerecht zu werden.

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